Mục lục

1. Tóm tắt nhanh

1. Tóm tắt nhanh

Người sử dụng lao động (NSDLĐ) bắt buộc phải tổ chức khám sức khỏe định kỳ ít nhất 01 lần/năm; một số nhóm đặc thù phải khám 06 tháng/lần.
Khi tổ chức khám sức khỏe định kỳ, lao động nữ “phải được khám chuyên khoa phụ sản” theo quy định về khám sức khỏe và điều trị bệnh nghề nghiệp cho người lao động.
Quy định “phải được khám” đặt trọng tâm vào trách nhiệm tổ chức và bố trí nội dung khám của NSDLĐ; trên thực tế có thể phát sinh trường hợp NLĐ không đồng ý thực hiện một hạng mục khám nhạy cảm. Doanh nghiệp cần xử lý theo hướng tôn trọng quyền riêng tư, đồng thời lưu hồ sơ chứng minh đã tổ chức đúng quy định.
Không tổ chức khám sức khỏe định kỳ có nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về xử phạt lĩnh vực lao động.
Chi phí khám sức khỏe định kỳ do NSDLĐ chi trả được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế (nếu đáp ứng điều kiện chứng từ, hóa đơn… và các điều kiện chung về chi phí tính thuế).

2. Mục lục

Có bắt buộc khám chuyên khoa phụ sản khi khám sức khỏe định kỳ không?
Phân biệt “trách nhiệm của doanh nghiệp” và “quyền lựa chọn của người lao động” trong thực tế
Quy trình tổ chức khám sức khỏe định kỳ đúng chuẩn cho doanh nghiệp
Quản lý sức khỏe người lao động: hồ sơ cần có, cách lưu trữ và báo cáo
Không tổ chức khám sức khỏe định kỳ: rủi ro xử phạt và lưu ý khi thanh tra
Chi phí khám sức khỏe có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?
Tình huống thực tế: Lao động nữ từ chối khám phụ khoa – doanh nghiệp xử lý thế nào?
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
Căn cứ pháp lý tham khảo

3. Có bắt buộc khám chuyên khoa phụ sản khi khám sức khỏe định kỳ không?

Khám sức khỏe định kỳ là nghĩa vụ tổ chức của NSDLĐ. Theo quy định về khám sức khỏe và điều trị bệnh nghề nghiệp cho người lao động, hằng năm NSDLĐ phải tổ chức khám sức khỏe ít nhất một lần cho người lao động; với người lao động làm nghề/công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm (hoặc đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm), người khuyết tật, người chưa thành niên, người cao tuổi… thì phải khám ít nhất 06 tháng một lần.

Đối với lao động nữ: khi tổ chức khám sức khỏe theo quy định nêu trên, lao động nữ phải được khám chuyên khoa phụ sản. Đây là một nội dung khám có tính đặc thù nhằm phát hiện sớm bệnh lý liên quan sức khỏe sinh sản, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp bố trí công việc phù hợp với tình trạng sức khỏe của người lao động (đặc biệt trong môi trường có yếu tố nguy cơ).

Cách hiểu đúng để hạn chế tranh cãi: Cụm từ “phải được khám” về bản chất đặt trách nhiệm vào doanh nghiệp trong việc bảo đảm điều kiện, nội dung, tổ chức khám (bao gồm hạng mục phụ sản đối với lao động nữ). Doanh nghiệp không thể “cắt” hạng mục này khỏi gói khám hoặc không bố trí bác sĩ/chuyên khoa phù hợp.

Tuy nhiên, trong thực tiễn, việc khám phụ khoa là hạng mục nhạy cảm. Có trường hợp người lao động không muốn thực hiện vì lý do cá nhân, tâm lý, tôn giáo, hoặc lo ngại về quyền riêng tư. Khi đó, bài toán của doanh nghiệp là: (i) vẫn tuân thủ nghĩa vụ tổ chức và (ii) vẫn tôn trọng quyền riêng tư, quyền tự quyết của người lao động, tránh biến hoạt động khám sức khỏe thành “bắt buộc bằng mệnh lệnh” gây phản ứng hoặc rủi ro tranh chấp.

4. Phân biệt “trách nhiệm của doanh nghiệp” và “quyền lựa chọn của người lao động” trong thực tế

4.1. Doanh nghiệp bắt buộc phải làm gì?

Ban hành kế hoạch/đề án khám sức khỏe định kỳ theo năm, nêu rõ đối tượng, thời gian, địa điểm, nội dung khám.
Lựa chọn cơ sở khám sức khỏe đủ điều kiện thực hiện khám sức khỏe theo quy định; ký hợp đồng dịch vụ khám sức khỏe.
Thông báo cho người lao động về lịch khám, quyền lợi, nội dung khám (trong đó có hạng mục phụ sản đối với lao động nữ), quy trình bảo mật thông tin.
Chi trả chi phí theo quy định (khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp, điều trị bệnh nghề nghiệp… tùy trường hợp).
Tiếp nhận – quản lý kết quả và bố trí công việc phù hợp; lập, quản lý hồ sơ sức khỏe; thông báo kết quả để người lao động biết; thực hiện báo cáo theo yêu cầu quản lý nhà nước về y tế.

4.2. Người lao động có “bắt buộc phải khám” không?

Pháp luật nhấn mạnh nghĩa vụ tổ chức của NSDLĐ, còn việc thực hiện từng hạng mục khám trên cơ thể liên quan đến yếu tố riêng tư thường gắn với nguyên tắc đồng ý khám/đồng ý cung cấp thông tin y tế. Trên thực tế quản trị, nhiều doanh nghiệp xử lý theo hướng:

Khuyến khích, giải thích lợi ích của khám phụ sản đối với lao động nữ (phát hiện sớm bệnh lý, tư vấn sức khỏe sinh sản, an toàn khi làm việc…).
Tạo cơ chế lựa chọn riêng tư: cho phép người lao động đăng ký khám vào khung giờ riêng, bác sĩ nữ, phòng khám kín, hạn chế người không liên quan tiếp cận.
Nếu người lao động từ chối: doanh nghiệp cần lập hồ sơ ghi nhận (biên bản/tờ xác nhận từ chối hạng mục khám), tránh rủi ro khi cơ quan thanh tra hỏi “vì sao danh sách lao động nữ không đủ hạng mục phụ sản?”.

Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp không nên thu thập chi tiết nhạy cảm vượt mức cần thiết, không “yêu cầu nộp kết quả khám phụ khoa chi tiết” nếu không phục vụ mục tiêu quản lý sức khỏe lao động. Thực tiễn tốt là chỉ lưu kết luận phân loại sức khỏe hoặc khuyến nghị làm việc (fit/unfit, lưu ý công việc…) thay vì lưu hồ sơ chẩn đoán nhạy cảm nếu không cần thiết.

5. Quy trình tổ chức khám sức khỏe định kỳ đúng chuẩn cho doanh nghiệp

5.1. Bước 1 – Xác định đối tượng và tần suất khám

Doanh nghiệp cần rà soát danh sách lao động theo nhóm:

Nhóm khám 01 lần/năm (đa số NLĐ).
Nhóm khám 06 tháng/lần: nghề/công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; người khuyết tật; NLĐ chưa thành niên; NLĐ cao tuổi…
Nhóm cần khám phát hiện bệnh nghề nghiệp: làm việc có yếu tố nguy cơ gây bệnh nghề nghiệp theo quy định chuyên ngành.

5.2. Bước 2 – Xây dựng gói khám và nội dung khám (trong đó có phụ sản)

Về nguyên tắc, nội dung khám sức khỏe được hướng dẫn chi tiết theo quy định của Bộ Y tế về khám sức khỏe (bao gồm khám định kỳ). Doanh nghiệp nên làm việc với cơ sở y tế để thiết kế gói khám phù hợp ngành nghề (văn phòng, sản xuất, hóa chất, tiếng ồn…).

Đối với lao động nữ: gói khám định kỳ cần bố trí khám chuyên khoa phụ sản. Trong thực tế triển khai, để tăng tỷ lệ tham gia và giảm e ngại, có thể áp dụng:

Cho phép bác sĩ nữ hoặc lựa chọn bác sĩ theo nhu cầu.
Quy trình “check-in” riêng, phòng khám riêng, tránh đông người.
Truyền thông trước về phạm vi khám (khám lâm sàng gì, xét nghiệm gì), giúp NLĐ không lo “bị khám vượt quá cần thiết”.

5.3. Bước 3 – Thông báo kế hoạch và đảm bảo bảo mật

Thông báo nên nêu rõ:

Thời gian – địa điểm – danh sách NLĐ dự kiến khám;
Nội dung khám chung và nội dung riêng theo nhóm (lao động nữ có phụ sản; nhóm nguy cơ có khám bệnh nghề nghiệp…);
Nguyên tắc bảo mật thông tin sức khỏe;
Đầu mối liên hệ HR/An toàn lao động để giải đáp.

5.4. Bước 4 – Tổ chức khám, quản lý danh sách và chứng từ

Hồ sơ doanh nghiệp nên chuẩn bị và lưu:

Quyết định/kế hoạch tổ chức khám;
Hợp đồng với cơ sở y tế, báo giá, phụ lục gói khám;
Danh sách NLĐ tham gia; bảng ký nhận tham gia;
Hóa đơn, chứng từ thanh toán;
Báo cáo kết quả tổng hợp (không cần chi tiết nhạy cảm nếu không cần thiết).

5.5. Bước 5 – Trả kết quả, tư vấn, bố trí công việc phù hợp

Sau khi có kết quả, doanh nghiệp cần:

Thông báo kết quả cho NLĐ biết (theo cách bảo mật);
Đối với NLĐ không đủ điều kiện sức khỏe cho công việc đang làm: cân nhắc bố trí công việc phù hợp hơn;
Trường hợp phát hiện bệnh nghề nghiệp/nguy cơ bệnh nghề nghiệp: thực hiện các bước quản lý theo quy định (khám chuyên sâu, theo dõi, điều trị… nếu cần).

6. Quản lý sức khỏe người lao động theo quy định hiện nay

Quản lý sức khỏe người lao động không chỉ là “đi khám cho có”. Pháp luật yêu cầu NSDLĐ dựa vào tiêu chuẩn sức khỏe của từng loại nghề/công việc và kết quả khám để sắp xếp công việc phù hợp. Đồng thời NSDLĐ có trách nhiệm:

Lập và quản lý hồ sơ sức khỏe của người lao động;
Lập hồ sơ sức khỏe của người bị bệnh nghề nghiệp (nếu có);
Thông báo kết quả khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp để NLĐ biết;
Báo cáo hằng năm về việc quản lý sức khỏe NLĐ cho cơ quan quản lý nhà nước về y tế có thẩm quyền (theo yêu cầu quản lý từng địa phương/ngành).

Gợi ý thực hành tốt cho doanh nghiệp:

Phân quyền truy cập hồ sơ sức khỏe: chỉ HR/An toàn lao động/Người được ủy quyền mới được xem dữ liệu tổng hợp; tránh lan truyền nội bộ.
Lưu hồ sơ theo 2 lớp:
- Lớp 1: dữ liệu “quản trị lao động” (phân loại sức khỏe, khuyến nghị bố trí công việc, hạn chế lao động…) – phục vụ quản lý.
- Lớp 2: dữ liệu “y khoa chi tiết” (nếu có) – chỉ lưu khi thật sự cần, do cơ sở y tế quản lý hoặc lưu theo cơ chế bảo mật cao.
Đưa quy trình khám sức khỏe – bảo mật thông tin sức khỏe vào nội quy/quy chế hoặc chính sách nhân sự để tạo sự tin tưởng.

7. Không tổ chức khám sức khỏe định kỳ: rủi ro xử phạt và lưu ý khi thanh tra

Doanh nghiệp không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc khám phát hiện bệnh nghề nghiệp cho NLĐ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định xử phạt trong lĩnh vực lao động. Mức phạt thường được tính theo số người lao động bị vi phạm và có mức trần.

Lưu ý khi thanh tra: Cơ quan thanh tra thường không chỉ hỏi “có khám hay không”, mà còn xem:

Doanh nghiệp có kế hoạch và chứng cứ triển khai (quyết định, thông báo, danh sách NLĐ, hợp đồng…)?
Có bố trí đúng tần suất cho nhóm 06 tháng/lần?
Lao động nữ có được bố trí khám phụ sản trong gói khám không?
Có quản lý hồ sơ sức khỏe và thông báo kết quả cho NLĐ?

Vì vậy, trong trường hợp lao động nữ từ chối khám phụ sản, doanh nghiệp nên có tài liệu chứng minh đã bố trí đúng nội dung nhưng NLĐ không thực hiện do lựa chọn cá nhân (xem mục 9 dưới đây).

8. Chi phí khám sức khỏe có được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN không?

Về nguyên tắc trong pháp luật lao động – an toàn vệ sinh lao động: Chi phí cho hoạt động khám sức khỏe, khám phát hiện bệnh nghề nghiệp, điều trị bệnh nghề nghiệp cho người lao động (trong phạm vi trách nhiệm chi trả của NSDLĐ theo quy định) được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế theo pháp luật thuế TNDN.

Tuy nhiên, để “được trừ” khi quyết toán thuế, doanh nghiệp vẫn phải đáp ứng các điều kiện chung về chứng từ – hóa đơn và điều kiện thanh toán theo quy định thuế. Trong thực tiễn, các điểm doanh nghiệp cần lưu ý gồm:

8.1. Hóa đơn, chứng từ hợp lệ

Có hợp đồng dịch vụ khám sức khỏe hoặc thỏa thuận/đơn đặt hàng với cơ sở y tế;
Có hóa đơn hợp pháp (đúng tên, mã số thuế, nội dung dịch vụ, số tiền…);
Có danh sách người lao động khám (để chứng minh chi phí phục vụ hoạt động của doanh nghiệp và đúng đối tượng).

8.2. Điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt (khi thuộc trường hợp phải áp dụng)

Pháp luật thuế có quy định về yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với một số khoản chi, đặc biệt khi giá trị thanh toán từng lần từ một ngưỡng nhất định trở lên. Doanh nghiệp cần phối hợp kế toán kiểm tra quy định hiện hành áp dụng cho kỳ tính thuế để tránh bị loại chi phí khi quyết toán.

Khuyến nghị thực hành: với chi phí khám sức khỏe định kỳ (thường là dịch vụ mua vào với giá trị lớn theo hợp đồng), doanh nghiệp nên thanh toán qua ngân hàng và lưu đủ chứng từ (ủy nhiệm chi/giấy báo nợ/biên lai điện tử…) để giảm rủi ro thuế.

8.3. Lưu hồ sơ để giải trình khi kiểm tra thuế

Bộ hồ sơ tối thiểu nên có:

Quyết định/kế hoạch khám sức khỏe định kỳ;
Hợp đồng, phụ lục gói khám, báo giá;
Danh sách NLĐ tham gia (có chữ ký/đối soát);
Hóa đơn VAT/hóa đơn điện tử;
Chứng từ thanh toán;
Báo cáo tổng hợp kết quả (không nhất thiết kèm bệnh án chi tiết).

9. Tình huống thực tế: Lao động nữ từ chối khám phụ khoa – doanh nghiệp xử lý thế nào để vừa đúng luật vừa “êm” nội bộ?

9.1. Tình huống

Doanh nghiệp tổ chức khám sức khỏe định kỳ theo kế hoạch. Trong gói khám, có hạng mục khám chuyên khoa phụ sản cho lao động nữ. Một số lao động nữ từ chối khám phụ khoa vì lý do cá nhân.

9.2. Rủi ro pháp lý doanh nghiệp thường lo ngại

Thanh tra lao động/y tế hỏi: “Vì sao lao động nữ không khám phụ sản? Doanh nghiệp có cắt hạng mục này không?”
Rủi ro khi có tranh chấp về sức khỏe: NLĐ cho rằng doanh nghiệp không quan tâm hoặc tổ chức hình thức.
Rủi ro về bảo mật: NLĐ lo kết quả nhạy cảm bị lộ trong nội bộ.

9.3. Hướng xử lý khuyến nghị (mang tính quản trị tuân thủ)

(1) Bảo đảm “đã bố trí đúng nội dung khám”

Trong hợp đồng/gói khám với cơ sở y tế, thể hiện rõ có khám phụ sản cho lao động nữ.
Trong thông báo nội bộ, nêu rõ hạng mục này là một phần của khám định kỳ.

(2) Truyền thông và tạo điều kiện riêng tư

Cam kết bằng văn bản/chính sách: thông tin sức khỏe là thông tin nhạy cảm, chỉ người có thẩm quyền mới tiếp cận.
Tạo lựa chọn: khám với bác sĩ nữ, giờ khám riêng, phòng khám riêng.

(3) Nếu người lao động vẫn từ chối: lập tài liệu ghi nhận hợp lý

Doanh nghiệp không nên ép buộc hoặc “gây áp lực” theo kiểu bêu tên, trừ thưởng… vì dễ phát sinh khiếu nại nội bộ và rủi ro về quyền riêng tư.
Nên có Phiếu xác nhận không tham gia hạng mục khám phụ sản (tự nguyện), nội dung ngắn gọn:
- NLĐ xác nhận đã được thông báo về nội dung khám;
- NLĐ tự nguyện không thực hiện hạng mục khám phụ sản;
- NLĐ hiểu rằng doanh nghiệp đã bố trí điều kiện để thực hiện hạng mục khám theo quy định.
Lưu phiếu xác nhận cùng hồ sơ khám sức khỏe định kỳ để giải trình khi cần.

(4) Vẫn bảo đảm mục tiêu quản lý sức khỏe lao động

Dù NLĐ từ chối một hạng mục, doanh nghiệp vẫn thực hiện các hạng mục còn lại và vẫn quản lý kết luận sức khỏe tổng quát.
Nếu công việc có yếu tố rủi ro, doanh nghiệp nên tư vấn NLĐ chủ động khám chuyên khoa riêng khi cần.

10. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

10.1. Lao động nữ bắt buộc phải khám phụ khoa thì mới được tính là “đã khám sức khỏe định kỳ”?

Ở góc độ tuân thủ, điều quan trọng là doanh nghiệp phải tổ chức và phải bố trí đúng nội dung. Nếu NLĐ từ chối hạng mục nhạy cảm, doanh nghiệp nên có tài liệu ghi nhận tự nguyện từ chối để bảo vệ mình khi giải trình.

10.2. Doanh nghiệp có được yêu cầu NLĐ nộp kết quả khám phụ khoa chi tiết cho HR không?

Không nên thu thập vượt mức cần thiết. Thực tiễn tốt là chỉ cần dữ liệu phục vụ bố trí công việc và quản lý sức khỏe lao động (kết luận, khuyến nghị) thay vì hồ sơ bệnh lý chi tiết, nhằm tránh rủi ro lộ thông tin nhạy cảm.

10.3. Doanh nghiệp có bị phạt nếu NLĐ từ chối khám phụ khoa?

Rủi ro xử phạt chủ yếu tập trung vào hành vi không tổ chức khám sức khỏe định kỳ hoặc không tổ chức khám phát hiện bệnh nghề nghiệp theo quy định. Nếu doanh nghiệp đã tổ chức đầy đủ, có hồ sơ chứng minh và NLĐ tự nguyện từ chối một hạng mục thì doanh nghiệp cần chứng cứ để giải trình.

10.4. Chi phí khám sức khỏe định kỳ có phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của NLĐ không?

Vấn đề này còn phụ thuộc tính chất khoản chi, đối tượng hưởng lợi, chính sách thuế theo từng giai đoạn. Trong bài này, trọng tâm là chi phí của doanh nghiệp khi xác định thuế TNDN. Nếu bạn cần, có thể tách riêng một bài chuyên sâu về thuế TNCN với chi phí phúc lợi/khám sức khỏe.

11. Căn cứ pháp lý tham khảo

Luật An toàn, vệ sinh lao động năm 2015 (quy định về khám sức khỏe định kỳ, khám phụ sản đối với lao động nữ; quản lý sức khỏe NLĐ; chi phí khám sức khỏe…).
Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động (hành vi không tổ chức khám sức khỏe định kỳ/khám bệnh nghề nghiệp…).
Thông tư 14/2013/TT-BYT hướng dẫn khám sức khỏe và văn bản sửa đổi, bổ sung (quy định hồ sơ, thủ tục, nội dung khám sức khỏe… theo quy định Bộ Y tế).
Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP (các nguyên tắc/điều kiện tính chi phí được trừ, chứng từ thanh toán… áp dụng theo kỳ tính thuế tương ứng).

Gợi ý triển khai cho doanh nghiệp (Checklist 7 tài liệu nên có):

Quyết định/Kế hoạch khám sức khỏe định kỳ năm;
Thông báo lịch khám + hướng dẫn bảo mật;
Hợp đồng dịch vụ khám sức khỏe + phụ lục gói khám (thể hiện khám phụ sản cho lao động nữ);
Danh sách NLĐ khám (ký nhận/đối soát);
Biên bản xác nhận từ chối (nếu có NLĐ từ chối hạng mục nhạy cảm);
Hóa đơn + chứng từ thanh toán;
Báo cáo tổng hợp kết quả + phương án bố trí công việc phù hợp.

Tư vấn pháp luật

Có bắt buộc khám phụ sản khi khám sức khỏe định kỳ? Hướng dẫn quản lý sức khỏe người lao động và hạch toán chi phí đúng quy định