Thẩm quyền chứng thực và cách gửi hợp đồng lao động điện tử

Việc áp dụng hợp đồng lao động điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu trong quản trị nhân sự hiện đại, đặc biệt từ khi Chính phủ ban hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai thực tế, rất nhiều doanh nghiệp còn lúng túng với các câu hỏi pháp lý quan trọng như:

• Công ty sử dụng lao động có được tự chứng thực hợp đồng lao động điện tử hay không?
• Chứng thực hợp đồng lao động điện tử do cơ quan nào, tổ chức nào thực hiện?
• Hợp đồng lao động điện tử sau khi ký phải được gửi cho người lao động bằng hình thức nào để có giá trị pháp lý?

Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện – chi tiết – dễ hiểu các vấn đề trên, dựa trên quy định pháp luật mới nhất, đồng thời làm rõ những rủi ro pháp lý nếu doanh nghiệp hiểu sai hoặc áp dụng không đúng.

---

1. Khái quát về hợp đồng lao động điện tử và chứng thực hợp đồng lao động điện tử

Trước khi đi sâu vào câu hỏi “ai có quyền chứng thực hợp đồng lao động điện tử”, cần làm rõ hai khái niệm cơ bản: hợp đồng lao động điện tử và chứng thực hợp đồng lao động điện tử.

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP:

“Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.”

Như vậy, về mặt pháp lý, hợp đồng lao động điện tử không phải là hình thức hợp đồng “thấp hơn” hay “thử nghiệm”, mà có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động giấy nếu đáp ứng đúng điều kiện luật định.

Tuy nhiên, khác với hợp đồng giấy (có chữ ký tay), hợp đồng lao động điện tử cần một cơ chế để bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn và không thể chối bỏ. Đó chính là chứng thực hợp đồng lao động điện tử.

---

2. Công ty sử dụng lao động có được chứng thực hợp đồng lao động điện tử không?

Đây là câu hỏi mà rất nhiều doanh nghiệp đặt ra, đặc biệt là các công ty có bộ phận pháp chế – nhân sự mạnh và hệ thống CNTT nội bộ phát triển.

Căn cứ khoản 6 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định rõ:

“Chứng thực hợp đồng lao động điện tử là hoạt động do Nhà cung cấp eContract thực hiện thông qua dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Quy định này cho thấy:

• Chứng thực hợp đồng lao động điện tử không phải là quyền của doanh nghiệp;
• Công ty sử dụng lao động không được tự mình chứng thực hợp đồng lao động điện tử;
• Doanh nghiệp chỉ là chủ thể giao kết, không phải chủ thể chứng thực.

Kết luận quan trọng:
👉 Công ty sử dụng lao động KHÔNG có quyền chứng thực hợp đồng lao động điện tử, kể cả trong trường hợp công ty có chữ ký số, hệ thống CNTT nội bộ hoặc phần mềm quản lý nhân sự riêng.

---

3. Chứng thực hợp đồng lao động điện tử do ai thực hiện theo pháp luật?

Vậy nếu doanh nghiệp không được chứng thực, thì ai là chủ thể có thẩm quyền chứng thực hợp đồng lao động điện tử?

Căn cứ khoản 6 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP:

Nhà cung cấp eContract thực hiện chứng thực hợp đồng lao động điện tử thông qua dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Trong cơ chế này, có ba chủ thể cần phân biệt rõ:

3.1. Nhà cung cấp eContract

Đây là tổ chức cung cấp hệ thống thông tin phục vụ giao kết, ký số, lưu trữ và chứng thực hợp đồng lao động điện tử. Nhà cung cấp này phải:

• Đáp ứng điều kiện của pháp luật về giao dịch điện tử;
• Cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu;
• Kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

3.2. Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ khoản 2 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử do Bộ Nội vụ xây dựng và quản lý, có chức năng:

• Quản lý tập trung dữ liệu hợp đồng lao động điện tử;
• Ghi nhận trạng thái hợp đồng đã được chứng thực;
• Gắn ID hợp đồng.

Lưu ý: Nền tảng này không trực tiếp chứng thực, mà chỉ ghi nhận kết quả chứng thực từ Nhà cung cấp eContract.

3.3. Doanh nghiệp và người lao động

Hai bên chỉ thực hiện:

• Ký số hợp đồng;
• Thỏa thuận nội dung;
• Nhận và lưu trữ hợp đồng sau khi được chứng thực.

---

4. Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử thông qua eContract

Căn cứ khoản 1 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc giao kết hợp đồng lao động điện tử thông qua eContract phải bảo đảm hàng loạt điều kiện nghiêm ngặt, bao gồm:

• Sử dụng phần mềm ký số hợp pháp;
• Bảo đảm an toàn thông tin, bảo mật dữ liệu;
• Bảo đảm khả năng lưu trữ, truy xuất, đối chiếu;
• Xác thực đúng danh tính người lao động và người sử dụng lao động;
• Có chức năng chứng thực hợp đồng điện tử;
• Kết nối API với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử;
• Tuân thủ quy định về an toàn thông tin mạng.

Điều này cho thấy, hợp đồng lao động điện tử không chỉ là “ký file PDF”, mà là một quy trình pháp lý – kỹ thuật chặt chẽ.

---

5. Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động bằng hình thức nào?

Căn cứ Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP:

“Hợp đồng lao động điện tử phải được gửi cho người lao động và người sử dụng lao động dưới hình thức thông điệp dữ liệu thông qua phương tiện điện tử phù hợp theo thỏa thuận của các bên.”

Như vậy:

• Hợp đồng không bắt buộc phải in giấy;
• Có thể gửi qua email, hệ thống eContract, tài khoản điện tử;
• Hình thức gửi phải được các bên thỏa thuận trước;
• Phải bảo đảm khả năng truy cập, lưu trữ, đối chiếu khi cần.

---

6. Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử sau khi được chứng thực

Sau khi được ký số và chứng thực hợp lệ, hợp đồng lao động điện tử:

• Có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy;
• Là căn cứ giải quyết tranh chấp lao động;
• Được sử dụng trong thủ tục hành chính, thanh tra, kiểm tra.

Do đó, việc tuân thủ đúng quy trình chứng thực là yếu tố sống còn để hợp đồng có hiệu lực pháp lý.

---

7. Những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp khi áp dụng hợp đồng lao động điện tử

• Tự chứng thực hợp đồng;
• Sử dụng phần mềm không đủ điều kiện pháp lý;
• Không gửi hợp đồng cho người lao động;
• Không lưu trữ hợp đồng đúng quy định.

Những sai lầm này có thể dẫn đến rủi ro vô hiệu hợp đồng hoặc bất lợi khi xảy ra tranh chấp.

---

8. Khuyến nghị pháp lý cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp nên:

• Lựa chọn Nhà cung cấp eContract hợp pháp;
• Chuẩn hóa quy trình ký kết hợp đồng lao động điện tử;
• Đào tạo bộ phận nhân sự – pháp chế;
• Tham vấn luật sư khi triển khai diện rộng.

---

Căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động 2019;
• Luật Giao dịch điện tử 2023;
• Nghị định 337/2025/NĐ-CP;
• Nghị định 137/2024/NĐ-CP.