Doanh nghiệp có nhu cầu tuyển dụng người lao động nước ngoài tại Việt Nam phải thực hiện đúng điều kiện, trình tự và thủ tục về giấy phép lao động. Từ ngày 07/8/2025, quy trình này được thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP với nhiều thay đổi quan trọng theo hướng đơn giản hóa thủ tục so với trước đây.

Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không còn thực hiện riêng biệt bước giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài rồi sau đó mới xin giấy phép lao động như cơ chế cũ. Thay vào đó, nội dung giải trình nhu cầu đã được tích hợp vào hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động.

1. Kiểm tra người lao động có thuộc diện phải xin giấy phép lao động không

Trước khi tiến hành tuyển dụng, doanh nghiệp cần xác định người lao động nước ngoài thuộc diện phải có giấy phép lao động hay thuộc trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định nhiều trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép, chẳng hạn một số nhà đầu tư, người di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, người làm việc theo điều ước quốc tế hoặc những trường hợp đặc thù khác theo quy định.

Việc xác định đúng ngay từ đầu rất quan trọng bởi nếu thuộc diện miễn giấy phép, doanh nghiệp sẽ thực hiện thủ tục xin giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép hoặc thủ tục thông báo tương ứng, thay vì nộp hồ sơ xin giấy phép lao động.

2. Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam

Đối với những trường hợp phải chứng minh nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, trước ít nhất 05 ngày tính đến thời điểm nộp hồ sơ xin giấy phép lao động, người sử dụng lao động phải thực hiện thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến tuyển người nước ngoài.

Nội dung thông báo cần thể hiện các thông tin cơ bản như vị trí và lĩnh vực công việc, hình thức làm việc, địa điểm, thời hạn làm việc và yêu cầu về trình độ chuyên môn, kỹ thuật nếu có.

Trường hợp sau quá trình tuyển dụng nhưng không tìm được lao động Việt Nam đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp có cơ sở giải trình nhu cầu tuyển người lao động nước ngoài.

Như vậy, quy định cũ yêu cầu đăng tuyển ít nhất 15 ngày trước khi dự kiến sử dụng lao động nước ngoài không còn phù hợp. Theo cơ chế hiện hành, mốc cần lưu ý là ít nhất 05 ngày trước thời điểm nộp hồ sơ trong trường hợp thuộc diện phải thực hiện bước tuyển dụng lao động Việt Nam.

3. Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động hiện được thực hiện theo Điều 18 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.

Một trong những giấy tờ quan trọng là văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đồng thời đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03. Đây chính là điểm mới giúp tích hợp hai thủ tục trước đây thành một quy trình thống nhất.

Ngoài ra, tùy từng trường hợp cụ thể, hồ sơ còn có hộ chiếu còn thời hạn, giấy khám sức khỏe, phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương, ảnh, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc và tài liệu chứng minh người lao động đáp ứng điều kiện của vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.

Giấy khám sức khỏe do cơ sở có thẩm quyền của nước ngoài cấp trong trường hợp được pháp luật Việt Nam công nhận có thời hạn sử dụng không quá 12 tháng. Đối với phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản tương đương, thời hạn thông thường để sử dụng trong hồ sơ là không quá 06 tháng tính đến ngày nộp.

4. Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động

Theo thủ tục đang được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong thời hạn 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.

Hồ sơ có thể được nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc nộp thông qua Trung tâm Phục vụ hành chính công tại địa phương nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Pháp luật cũng cho phép thực hiện thông qua dịch vụ bưu chính công ích, dịch vụ hoặc ủy quyền trong trường hợp phù hợp.

Về thẩm quyền, Nghị định 219/2025/NĐ-CP giao Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động, đồng thời cho phép phân cấp việc giải quyết thủ tục tại địa phương. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra cơ quan được giao giải quyết tại tỉnh, thành phố nơi người lao động dự kiến làm việc thay vì mặc định nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội như trước đây.

5. Thời gian cấp giấy phép lao động

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền đồng thời xem xét nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và thực hiện cấp giấy phép lao động.

Nếu không chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài hoặc không cấp giấy phép, cơ quan có thẩm quyền phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

Đây là thay đổi đáng chú ý so với cơ chế trước đây, bởi bước chấp thuận nhu cầu và bước cấp giấy phép không còn được thực hiện thành hai thủ tục hành chính độc lập.

6. Ký hợp đồng lao động sau khi được cấp giấy phép

Đối với người nước ngoài vào Việt Nam làm việc theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động, sau khi được cấp giấy phép, người sử dụng lao động và người lao động phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản theo pháp luật Việt Nam trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc.

Thời hạn của hợp đồng lao động không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động.

Một điểm cần lưu ý theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP là doanh nghiệp không còn mặc nhiên phải gửi bản sao hợp đồng lao động sau khi ký như cách hướng dẫn phổ biến trước đây. Quy định hiện hành xác định việc gửi bản sao hợp đồng được thực hiện khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

7. Thời hạn của giấy phép lao động

Giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến hoặc căn cứ pháp lý tương ứng với từng hình thức làm việc, nhưng không quá 02 năm.

Trước khi giấy phép hết hạn, nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng người lao động và đáp ứng điều kiện thì có thể thực hiện thủ tục gia hạn. Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, giấy phép được gia hạn một lần với thời hạn tối đa 02 năm.

8. Có còn phải báo cáo định kỳ tình hình sử dụng lao động nước ngoài không?

Không còn áp dụng chế độ báo cáo riêng 06 tháng và hằng năm về tình hình sử dụng người lao động nước ngoài theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.

Trước đây, doanh nghiệp phải nộp báo cáo trước ngày 05/7 và trước ngày 05/01 năm sau. Tuy nhiên, từ khi Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực ngày 07/8/2025, phần quy định về lao động nước ngoài tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực, trong đó có quy định về chế độ báo cáo này.

Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các nghĩa vụ quản lý lao động, kê khai lao động và cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước khi pháp luật hoặc cơ quan có thẩm quyền yêu cầu, nhưng không nên tiếp tục áp dụng máy móc mẫu báo cáo lao động nước ngoài định kỳ theo cơ chế cũ.

9. Thủ tục cư trú sau khi có giấy phép lao động

Sau khi hoàn tất thủ tục lao động, doanh nghiệp cần tiếp tục kiểm tra điều kiện nhập cảnh và cư trú của người lao động nước ngoài. Tùy trường hợp, người lao động có thể sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép để thực hiện thủ tục visa hoặc thẻ tạm trú theo pháp luật về nhập cảnh, xuất cảnh và cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam.

Cần lưu ý rằng giấy phép lao động và giấy tờ cư trú là hai loại giấy tờ có mục đích khác nhau. Có giấy phép lao động không đồng nghĩa người nước ngoài đương nhiên có quyền cư trú tại Việt Nam trong toàn bộ thời hạn giấy phép nếu giấy tờ nhập cảnh hoặc cư trú không còn hợp lệ.

10. Kết luận

Quy trình tuyển dụng lao động nước ngoài năm 2026 đã được đơn giản hóa đáng kể so với trước đây. Điểm quan trọng nhất là doanh nghiệp cần xác định đúng trường hợp phải xin giấy phép, thực hiện tuyển dụng lao động Việt Nam khi pháp luật yêu cầu, sau đó chuẩn bị một bộ hồ sơ tích hợp cả nội dung giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần ghi nhớ ba mốc thời gian quan trọng: thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam trước ít nhất 05 ngày tính đến thời điểm nộp hồ sơ trong trường hợp áp dụng; nộp hồ sơ xin giấy phép trong khoảng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày dự kiến làm việc; và thời hạn cơ quan có thẩm quyền giải quyết thông thường là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ.

Việc áp dụng đúng Nghị định 219/2025/NĐ-CP ngay từ đầu giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hồ sơ bị trả lại, người lao động phải lùi thời điểm bắt đầu làm việc hoặc phát sinh vi phạm do sử dụng người nước ngoài khi chưa hoàn tất điều kiện pháp lý cần thiết.

Bài viết mang tính chất cung cấp thông tin pháp lý tham khảo. Thành phần hồ sơ và cơ quan trực tiếp giải quyết có thể khác nhau tùy hình thức làm việc, trường hợp miễn giấy phép và việc phân cấp của từng địa phương.

Liên hệ – Luật sư Quảng Ngãi.org