Cách tính số tiền chậm đóng bảo hiểm thất nghiệp theo Nghị định 274/2025/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết, dễ áp dụng (kèm ví dụ)

Chậm đóng bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là một trong những rủi ro pháp lý – tài chính phổ biến đối với doanh nghiệp, đặc biệt trong giai đoạn biến động dòng tiền hoặc có thay đổi về lao động, tiền lương. Từ ngày 30/11/2025, Nghị định 274/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 đã “chuẩn hóa” cách xác định số tiền chậm đóng, cách hiểu về trường hợp không bị coi là trốn đóng và cơ chế xử lý kèm theo.

Bài viết này sẽ giúp bạn nắm rõ:

• Cách xác định số tiền chậm đóng BHTN theo Nghị định 274 (đi theo từng tình huống thực tế);
• Công thức tính khoản tiền phải nộp bổ sung theo ngày gắn với số tiền chậm đóng (để doanh nghiệp dự báo chi phí);
• 4 trường hợp không bị coi là trốn đóng BHTN (lý do bất khả kháng, thiên tai, dịch bệnh…);
• Quyền của người tham gia BHXH – điểm tựa pháp lý để người lao động tự bảo vệ mình.

---

1. Hiểu đúng: “Số tiền chậm đóng BHTN” là gì?

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn “số tiền chậm đóng” với “tổng số tiền phải nộp để khắc phục”. Cần tách bạch:

• Số tiền chậm đóng BHTN: là phần tiền thuộc trách nhiệm đóng của người sử dụng lao động (NSDLĐ) mà đáng lẽ phải đóng nhưng chưa đóng/đóng chưa đủ theo đúng thời hạn và/hoặc theo đúng nghĩa vụ phát sinh.
• Tổng số tiền phải nộp để khắc phục (thường thấy trong thông báo của cơ quan BHXH): bao gồm số tiền chậm đóng + khoản tiền phải nộp bổ sung tính theo ngày (tính theo tỷ lệ %/ngày trên số tiền và số ngày chậm đóng).

Như vậy, nếu muốn tính đúng nghĩa vụ tài chính, bạn phải xác định đúng (A) số tiền chậm đóng và (B) số ngày chậm đóng. Bài viết này tập trung vào phần (A) theo Nghị định 274, đồng thời hướng dẫn thêm phần (B) theo logic vận hành để bạn áp dụng đầy đủ.

---

2. Hướng dẫn xác định số tiền chậm đóng BHTN theo Nghị định 274/2025/NĐ-CP

Nghị định 274 quy định “số tiền chậm đóng BHXH bắt buộc, BHTN” theo từng nhóm trường hợp. Để dễ áp dụng, có thể chia thành 4 nhóm tình huống thực tế dưới đây (tương ứng logic của Điều 5 Nghị định 274).

Nhóm 1: Doanh nghiệp đã đăng ký tham gia BHTN đầy đủ nhưng chậm nộp tiền đúng hạn

Bản chất: lao động đã tham gia, tiền đóng đã xác lập theo đăng ký, nhưng đến hạn doanh nghiệp chưa nộp hoặc nộp thiếu.

Cách xác định số tiền chậm đóng BHTN: là toàn bộ phần tiền BHTN thuộc trách nhiệm NSDLĐ còn phải đóng theo đăng ký sau thời hạn đóng BHTN chậm nhất theo quy định pháp luật về BHTN.

Cách làm nhanh (Checklist):

• Bước 1: Chốt danh sách lao động thuộc diện tham gia BHTN theo tháng/quý cần đối chiếu.
• Bước 2: Chốt mức tiền lương làm căn cứ đóng BHTN (theo hồ sơ/đăng ký hợp lệ).
• Bước 3: Tính số tiền BHTN NSDLĐ phải đóng theo tỷ lệ đóng hiện hành áp dụng cho kỳ đó.
• Bước 4: Trừ đi khoản đã nộp thực tế (nếu có).
• Kết quả còn lại = số tiền chậm đóng BHTN.

Ví dụ 1 (chậm nộp trong khi đã đăng ký đầy đủ):
Doanh nghiệp phải đóng BHTN phần NSDLĐ cho tháng 12/2025 là 80.000.000 đồng. Đến hạn chỉ nộp 50.000.000 đồng.
→ Số tiền chậm đóng BHTN = 80.000.000 – 50.000.000 = 30.000.000 đồng.

---

Nhóm 2: Doanh nghiệp chưa đăng ký BHTN cho người lao động (hoặc đăng ký thiếu) trong thời hạn 60 ngày kể từ thời điểm phải tham gia

Bản chất: doanh nghiệp “bỏ sót” đăng ký tham gia BHTN (thường do quản lý lao động thiếu chặt, ký HĐLĐ nhưng không kê khai, hoặc phân loại sai đối tượng).

Cách xác định số tiền chậm đóng BHTN: là số tiền BHTN thuộc trách nhiệm NSDLĐ phải đóng cho người lao động chưa được đăng ký tham gia trong thời hạn 60 ngày kể từ ngày hết thời hạn phải tham gia BHTN theo pháp luật về BHTN.

Lưu ý quan trọng: Nhóm này dễ bị “đánh giá nặng” vì phát sinh từ việc không/thiếu đăng ký. Doanh nghiệp nên rà soát hợp đồng, bảng lương và danh sách lao động hàng tháng để tránh sai sót dây chuyền.

Ví dụ 2 (chưa đăng ký BHTN cho lao động mới):
Tháng 01/2026 doanh nghiệp tuyển 05 nhân sự thuộc diện phải tham gia BHTN nhưng không đăng ký. Đến tháng 04/2026 mới bổ sung hồ sơ. Khi đối chiếu, cơ quan BHXH xác định phải truy đóng phần NSDLĐ cho 3 tháng (01–03/2026).
→ Số tiền chậm đóng BHTN = tổng phần NSDLĐ phải đóng cho 05 người trong 3 tháng nói trên (tính theo tiền lương làm căn cứ đóng).

---

Nhóm 3: Trường hợp lẽ ra thuộc diện “trốn đóng” theo luật nhưng KHÔNG bị coi là trốn đóng vì có lý do hợp pháp theo Điều 4 Nghị định 274

Bản chất: Có những hành vi theo Luật BHXH 2024 có thể bị coi là trốn đóng (ví dụ không đăng ký sau 60 ngày…), nhưng nếu rơi vào 1 trong 4 lý do “được công bố” theo Điều 4 Nghị định 274 thì không bị coi là trốn đóng. Khi đó, Nghị định 274 hướng dẫn chuyển cách xác định nghĩa vụ về “chậm đóng”.

Cách xác định số tiền chậm đóng BHTN trong nhóm này: là số tiền BHTN thuộc trách nhiệm NSDLĐ phải đóng cho người lao động trong thời gian chưa tham gia BHTN (do tác động của lý do hợp pháp theo Điều 4).

Điểm mấu chốt: “Không bị coi là trốn đóng” không đồng nghĩa “không phải đóng”. Doanh nghiệp vẫn phải thực hiện nghĩa vụ tài chính (truy đóng) theo quy định, chỉ khác ở việc phân loại hành vi để áp dụng chế tài tương ứng.

Ví dụ 3 (thiên tai, hỏa hoạn lớn ảnh hưởng nghiêm trọng):
Doanh nghiệp bị hỏa hoạn lớn (có công bố/biên bản, xác nhận theo thẩm quyền), hoạt động gián đoạn và không thể thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng trong một khoảng thời gian. Khi phục hồi hoạt động, doanh nghiệp vẫn phải truy đóng BHTN cho thời gian chưa đóng.
→ Số tiền chậm đóng BHTN = tổng phần NSDLĐ phải đóng cho người lao động trong thời gian chưa tham gia/ chưa đóng (tùy hồ sơ thực tế).

---

Nhóm 4: Các trường hợp khác thuộc nhóm hành vi theo Điều 39 Luật BHXH 2024 nhưng không bị coi là trốn đóng theo Điều 4 Nghị định 274

Trong nhóm này, Nghị định 274 hướng dẫn: số tiền chậm đóng BHTN được xác định theo cách của Nhóm 1 (tức là phần còn phải đóng theo đăng ký sau thời hạn đóng chậm nhất). Điều này thường áp dụng khi doanh nghiệp đã có đăng ký nghĩa vụ nhưng gặp sự kiện hợp pháp dẫn đến việc không thể đóng đủ đúng hạn.

Gợi ý áp dụng nhanh: Nếu doanh nghiệp đã có đăng ký về danh sách và mức đóng, nhưng vì sự kiện bất khả kháng/dịch bệnh/tình trạng khẩn cấp khiến không nộp đúng hạn → đối chiếu theo “đã đăng ký” để ra số tiền chậm đóng.

---

3. Công thức tính “khoản tiền phải nộp bổ sung theo ngày” do chậm đóng BHTN (để dự báo chi phí)

Sau khi xác định được số tiền chậm đóng BHTN, doanh nghiệp cần tính thêm khoản tiền phải nộp bổ sung theo ngày (thường được gọi nôm na là “tiền tính theo 0,03%/ngày”). Đây là phần khiến chi phí tăng nhanh nếu kéo dài thời gian nợ.

Công thức tổng quát:

• Tiền phải nộp bổ sung = Số tiền chậm đóng × 0,03% × Số ngày chậm đóng

Lưu ý thực hành:

• 0,03%/ngày là tỷ lệ theo ngày, nên chậm càng lâu chi phí càng “phình”.
• Số ngày chậm đóng được tính từ mốc sau “thời hạn đóng chậm nhất” theo quy định cho đến ngày doanh nghiệp thực nộp đủ.
• Cơ quan BHXH thường có bảng đối chiếu chi tiết theo tháng/kỳ đóng; doanh nghiệp nên yêu cầu đối chiếu để tránh lệch số liệu.

Ví dụ 4 (tính chi phí bổ sung):
Số tiền chậm đóng BHTN: 30.000.000 đồng.
Số ngày chậm đóng: 40 ngày.
→ Tiền phải nộp bổ sung = 30.000.000 × 0,03% × 40 = 30.000.000 × 0,0003 × 40 = 360.000 đồng.
Nếu kéo dài 200 ngày, khoản này sẽ tăng thành 1.800.000 đồng (chưa kể các hệ quả khác).

---

4. Trường hợp nào KHÔNG bị coi là trốn đóng bảo hiểm thất nghiệp?

Theo Nghị định 274/2025/NĐ-CP, các trường hợp thuộc khoản 1 Điều 39 Luật BHXH 2024 sẽ không bị coi là trốn đóng BHXH bắt buộc, BHTN khi có một trong các lý do sau (theo công bố của cơ quan có thẩm quyền về phòng, tránh thiên tai, tình trạng khẩn cấp, phòng thủ dân sự và phòng, chống dịch bệnh):

4.1. Thiên tai ảnh hưởng trực tiếp và nghiêm trọng

• Bão, lũ, ngập lụt, động đất;
• Hỏa hoạn lớn;
• Hạn hán kéo dài;
• Và các loại thiên tai khác ảnh hưởng trực tiếp, nghiêm trọng đến sản xuất – kinh doanh.

4.2. Dịch bệnh nguy hiểm được công bố

Dịch bệnh phải được cơ quan nhà nước có thẩm quyền công bố và gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động sản xuất – kinh doanh, khả năng tài chính của cơ quan/tổ chức/NSDLĐ.

4.3. Tình trạng khẩn cấp theo quy định pháp luật

Tình trạng khẩn cấp làm phát sinh ảnh hưởng đột xuất, bất ngờ đến hoạt động của đơn vị sử dụng lao động.

4.4. Sự kiện bất khả kháng khác theo pháp luật dân sự

Đây là “điều khoản mở” nhưng không phải muốn viện dẫn là được. Doanh nghiệp cần chứng minh đủ 3 yếu tố: khách quan – không lường trước – không thể khắc phục dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết trong khả năng cho phép.

Ghi nhớ quan trọng: Không bị coi là trốn đóng ≠ được miễn nghĩa vụ. Doanh nghiệp vẫn có thể bị xác định là chậm đóng và phải truy đóng, đồng thời nộp khoản tính theo ngày tùy trường hợp cụ thể.

---

5. Người tham gia bảo hiểm xã hội có quyền gì? (điểm tựa để người lao động tự bảo vệ mình)

Nhiều vụ việc chậm đóng BHTN kéo dài xuất phát từ việc người lao động không theo dõi tình trạng đóng và chỉ phát hiện khi phát sinh rủi ro: thất nghiệp, thai sản, ốm đau hoặc khi chốt sổ. Luật BHXH 2024 quy định khá rõ quyền của người tham gia BHXH, tạo nền tảng để người lao động yêu cầu doanh nghiệp thực hiện đúng nghĩa vụ.

5.1. Quyền hưởng chế độ BHXH theo quy định

Người tham gia có quyền được giải quyết các chế độ BHXH theo điều kiện luật định. Đây là “quyền lõi” gắn với nghĩa vụ đóng.

5.2. Quyền được cấp sổ BHXH

Sổ BHXH (hoặc hình thức quản lý dữ liệu tương đương theo lộ trình số hóa) là căn cứ ghi nhận quá trình đóng và hưởng. Người lao động có quyền yêu cầu được cấp, quản lý, bảo lưu theo quy định.

5.3. Quyền được cung cấp và xác nhận thông tin đóng BHXH

• Được cơ quan BHXH định kỳ cung cấp thông tin về việc đóng BHXH thông qua phương tiện điện tử;
• Được cơ quan BHXH xác nhận thông tin đóng khi có yêu cầu.

Gợi ý thực tế: Người lao động nên kiểm tra thông tin định kỳ qua các kênh điện tử chính thức (nếu có) hoặc yêu cầu xác nhận quá trình đóng, đặc biệt trước khi nghỉ việc.

5.4. Quyền yêu cầu NSDLĐ thực hiện đầy đủ trách nhiệm BHXH đối với mình

Đây là quyền cực kỳ quan trọng trong bối cảnh chậm đóng/trốn đóng. Người lao động có thể yêu cầu doanh nghiệp đóng đúng – đóng đủ – đóng kịp thời để bảo đảm quyền lợi BHTN và các chế độ liên quan.

5.5. Quyền được tuyên truyền, phổ biến chính sách BHXH

Người tham gia có quyền được tiếp cận thông tin, được giải thích chính sách để hiểu và tự bảo vệ quyền lợi.

5.6. Quyền chủ động giám định y khoa trong trường hợp luật định (và được thanh toán chi phí nếu đủ điều kiện)

Nếu thuộc trường hợp đang bảo lưu thời gian đóng và cần xác định mức suy giảm khả năng lao động, người lao động có quyền chủ động đi giám định; khi kết quả đủ điều kiện hưởng chế độ theo luật, chi phí giám định được thanh toán theo quy định.

5.7. Quyền khiếu nại, tố cáo và khởi kiện về BHXH

Trong trường hợp quyền lợi bị xâm phạm, người lao động có quyền sử dụng các cơ chế pháp lý: khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện theo quy định.

---

6. Gợi ý quy trình nội bộ cho doanh nghiệp để tránh phát sinh chậm đóng BHTN

Để phòng ngừa rủi ro, doanh nghiệp có thể triển khai quy trình kiểm soát theo 3 lớp:

• Lớp 1 – Kiểm soát lao động: cập nhật danh sách lao động thuộc diện BHTN ngay khi ký hợp đồng; không “bỏ sót” lao động mới/điều chuyển.
• Lớp 2 – Kiểm soát tiền lương làm căn cứ đóng: đối chiếu hợp đồng – quyết định lương – bảng lương; hạn chế mâu thuẫn hồ sơ.
• Lớp 3 – Kiểm soát thời hạn và dòng tiền: thiết lập lịch đóng cố định; dự phòng ngân sách cho nghĩa vụ bảo hiểm; xử lý ngay khi có thông báo nợ.

Mẹo quản trị: Nếu buộc phải chọn ưu tiên trong ngắn hạn, doanh nghiệp nên ưu tiên “cắt số ngày chậm” càng sớm càng tốt (đóng một phần cũng giúp giảm chi phí theo ngày, tùy cách đối chiếu của cơ quan BHXH).

---

Kết luận

Nghị định 274/2025/NĐ-CP đã làm rõ cách xác định số tiền chậm đóng BHTN theo từng tình huống: chậm nộp khi đã đăng ký, chưa đăng ký/đăng ký thiếu, và các trường hợp đặc thù không bị coi là trốn đóng vì lý do hợp pháp. Để tính đầy đủ nghĩa vụ tài chính, doanh nghiệp cần tính thêm khoản phải nộp bổ sung theo ngày dựa trên số tiền chậm đóng và số ngày chậm đóng.

Ở góc độ người lao động, Luật BHXH 2024 trao nhiều quyền quan trọng như được cung cấp thông tin đóng, yêu cầu NSDLĐ thực hiện nghĩa vụ và quyền khiếu nại/tố cáo/khởi kiện. Việc nắm chắc quyền của mình sẽ giúp người lao động chủ động bảo vệ quyền lợi BHTN và các chế độ liên quan.