Trong quá trình tuyển dụng, một số doanh nghiệp yêu cầu người lao động nộp bản chính bằng tốt nghiệp, chứng chỉ nghề hoặc giấy tờ tùy thân để “giữ làm tin”, bảo đảm người lao động không tự ý nghỉ việc. Tuy nhiên, đây là hành vi tiềm ẩn rủi ro pháp lý rất lớn cho doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động.

1. Bằng tốt nghiệp gồm những loại nào?

Theo Điều 12 Luật Giáo dục năm 2019, văn bằng của hệ thống giáo dục quốc dân được cấp cho người học sau khi tốt nghiệp cấp học hoặc hoàn thành chương trình giáo dục, đạt chuẩn đầu ra của trình độ tương ứng.

Các loại bằng tốt nghiệp trong hệ thống giáo dục quốc dân gồm:

• Bằng tốt nghiệp trung học cơ sở;
• Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông;
• Bằng tốt nghiệp trung cấp;
• Bằng tốt nghiệp cao đẳng;
• Bằng cử nhân;
• Bằng thạc sĩ;
• Bằng tiến sĩ;
• Văn bằng trình độ tương đương.

2. Doanh nghiệp có được giữ bằng tốt nghiệp bản chính của người lao động không?

Câu trả lời là không được.

Điều 17 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định người sử dụng lao động không được thực hiện các hành vi sau khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động:

• Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động;
• Yêu cầu người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động;
• Buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động.

Như vậy, doanh nghiệp không được giữ bản chính bằng tốt nghiệp của người lao động, dù với lý do bảo đảm trách nhiệm làm việc, chống nghỉ ngang, bảo mật thông tin hay ràng buộc thời gian làm việc.

3. Doanh nghiệp có được giữ bản sao bằng tốt nghiệp không?

Pháp luật chỉ cấm việc giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ. Do đó, doanh nghiệp có thể yêu cầu người lao động cung cấp bản sao bằng tốt nghiệp để phục vụ việc lưu hồ sơ nhân sự.

Tuy nhiên, doanh nghiệp chỉ nên yêu cầu bản sao có chứng thực hoặc bản chụp để đối chiếu, không được ép người lao động giao nộp bản chính trong suốt quá trình làm việc.

4. Doanh nghiệp giữ bằng tốt nghiệp bị phạt bao nhiêu?

Theo Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động có hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động có thể bị phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.

Đối với tổ chức, mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân. Vì vậy, nếu doanh nghiệp vi phạm, mức phạt có thể lên đến 50.000.000 đồng.

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn bị buộc áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là trả lại bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ đã giữ của người lao động.

5. Người lao động cần làm gì khi bị công ty giữ bằng tốt nghiệp?

Khi bị doanh nghiệp giữ bằng tốt nghiệp bản chính, người lao động nên thực hiện theo các bước sau:

• Yêu cầu công ty trả lại bằng bằng văn bản, email hoặc tin nhắn để lưu chứng cứ;
• Đề nghị lập biên bản bàn giao lại giấy tờ;
• Nếu doanh nghiệp không trả, người lao động có thể gửi đơn khiếu nại đến Thanh tra Sở Nội vụ hoặc cơ quan quản lý lao động tại địa phương;
• Trường hợp phát sinh thiệt hại, người lao động có thể yêu cầu bồi thường theo quy định pháp luật.

6. Doanh nghiệp nên quản lý hồ sơ lao động thế nào cho đúng luật?

Thay vì giữ bản chính bằng tốt nghiệp, doanh nghiệp nên:

• Yêu cầu người lao động xuất trình bản chính để đối chiếu;
• Lưu bản sao có chứng thực hoặc bản chụp trong hồ sơ nhân sự;
• Ghi nhận rõ việc đối chiếu hồ sơ khi tuyển dụng;
• Không yêu cầu đặt cọc tiền, tài sản hoặc giấy tờ gốc để bảo đảm thực hiện hợp đồng lao động;
• Quy định rõ nghĩa vụ bồi thường, bảo mật, đào tạo trong hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận đào tạo nghề nếu cần thiết.

7. Kết luận

Doanh nghiệp không được giữ bản chính bằng tốt nghiệp, chứng chỉ hoặc giấy tờ tùy thân của người lao động. Đây là hành vi bị Bộ luật Lao động năm 2019 nghiêm cấm và có thể bị xử phạt hành chính lên đến 50 triệu đồng đối với tổ chức.

Để bảo đảm đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp chỉ nên lưu bản sao hồ sơ và đối chiếu bản chính khi cần thiết. Người lao động khi bị giữ bằng tốt nghiệp có quyền yêu cầu trả lại và khiếu nại đến cơ quan có thẩm quyền nếu doanh nghiệp cố tình không thực hiện.

Liên hệ – Luật sư Quảng Ngãi.org