Hiện nay, sổ hộ khẩu và sổ tạm trú giấy đã không còn được sử dụng. Vì vậy, người dân không thực hiện thủ tục “đổi sổ hộ khẩu” hoặc xin cấp lại sổ hộ khẩu như trước đây, mà thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin cư trú do thay đổi chủ hộ.

Lưu ý: Nội dung bài viết được trình bày theo quy định pháp luật về cư trú và tình trạng áp dụng tại thời điểm biên tập. Khi thực hiện, người dân nên kiểm tra thủ tục hành chính đang được công khai tại Công an cấp xã nơi cư trú hoặc trên Cổng dịch vụ công có thẩm quyền.

1. Chủ hộ chết có phải thay đổi thông tin cư trú không?

Có. Khi người đang được xác định là chủ hộ qua đời, thông tin về chủ hộ trong Cơ sở dữ liệu về cư trú không còn phù hợp với thực tế. Do đó, hộ gia đình cần thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin cư trú để xác định chủ hộ mới.

Theo Luật Cư trú năm 2020, việc điều chỉnh thông tin về cư trú được thực hiện trong trường hợp thay đổi chủ hộ. Chủ hộ là người đại diện cho các thành viên trong hộ gia đình để thực hiện các thủ tục về cư trú theo quy định pháp luật.

Việc thay đổi chủ hộ chỉ nhằm cập nhật thông tin quản lý cư trú. Thủ tục này không đồng nghĩa với việc:

• Thay đổi quyền sở hữu nhà, đất hoặc tài sản của gia đình;
• Thay đổi quan hệ hôn nhân, quan hệ cha mẹ và con;
• Phân chia di sản thừa kế;
• Xác lập quyền sử dụng đất cho người được chọn làm chủ hộ;
• Làm phát sinh quyền sở hữu tài sản cho chủ hộ mới.

Nói cách khác, chủ hộ không đương nhiên là chủ sở hữu nhà, đất hoặc người có quyền quyết định đối với toàn bộ tài sản của các thành viên. Chủ hộ chỉ là người đại diện trong quan hệ cư trú.

2. Ai được làm chủ hộ mới khi chủ hộ qua đời?

Thông thường, chủ hộ mới được lựa chọn trong số các thành viên của hộ gia đình. Người được chọn nên là người thành niên, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và đang thực tế cư trú tại địa chỉ đăng ký thường trú hoặc tạm trú của hộ.

Việc lựa chọn chủ hộ mới cần được thực hiện trên cơ sở ý kiến thống nhất của các thành viên trong hộ gia đình. Người được đề cử có thể là:

• Vợ hoặc chồng của người đã chết;
• Cha hoặc mẹ của các thành viên trong hộ;
• Con đã thành niên;
• Người thân khác đang cùng đăng ký cư trú tại địa chỉ đó;
• Thành viên khác được các thành viên trong hộ thống nhất đề cử.

Pháp luật không quy định rằng cứ người lớn tuổi nhất, người có tài sản hoặc người có quan hệ huyết thống gần nhất thì đương nhiên trở thành chủ hộ. Việc xác định chủ hộ mới chủ yếu dựa trên sự thống nhất của các thành viên và điều kiện thực tế của người được đề cử.

Trường hợp các thành viên không thống nhất được

Nếu các thành viên trong hộ gia đình không thống nhất được người làm chủ hộ mới, người dân cần liên hệ cơ quan đăng ký cư trú để được hướng dẫn. Trong một số trường hợp, việc xác định chủ hộ có thể cần căn cứ vào văn bản đề cử, tài liệu chứng minh quan hệ cư trú hoặc quyết định của Tòa án có thẩm quyền.

Cơ quan đăng ký cư trú không có chức năng giải quyết tranh chấp về quyền sở hữu tài sản, quyền thừa kế hoặc tranh chấp nội bộ gia đình. Vì vậy, nếu mâu thuẫn thực tế liên quan đến nhà đất, di sản hoặc quyền quản lý tài sản, các bên có thể phải giải quyết bằng thủ tục dân sự độc lập.

3. Hồ sơ thay đổi chủ hộ khi chủ hộ chết

Hồ sơ cần chuẩn bị có thể gồm các giấy tờ, thông tin sau:

1. Tờ khai thay đổi thông tin cư trú theo mẫu hiện hành;
2. Thông tin hoặc giấy tờ chứng minh chủ hộ đã chết, trong trường hợp dữ liệu hộ tịch chưa được liên thông hoặc chưa được cập nhật;
3. Ý kiến thống nhất hoặc văn bản đề cử chủ hộ mới của các thành viên trong hộ gia đình;
4. Giấy tờ tùy thân của người đề nghị và người được đề cử làm chủ hộ, nếu cơ quan tiếp nhận cần đối chiếu;
5. Các giấy tờ khác theo yêu cầu của cơ quan đăng ký cư trú trong từng trường hợp cụ thể.

Trong thực tế, cơ quan đăng ký cư trú có thể khai thác thông tin người chết từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, Cơ sở dữ liệu hộ tịch hoặc các cơ sở dữ liệu chuyên ngành được kết nối. Vì vậy, người dân không phải lúc nào cũng phải nộp bản giấy giấy chứng tử nếu thông tin đã được cập nhật đầy đủ trên hệ thống.

Tuy nhiên, để tránh việc phải đi lại nhiều lần, người đề nghị nên chuẩn bị bản chụp hoặc bản chính giấy chứng tử và các giấy tờ liên quan để xuất trình khi được yêu cầu.

Có cần tất cả thành viên ký vào văn bản đề cử không?

Việc có cần chữ ký của tất cả thành viên hay không phụ thuộc vào mẫu tờ khai, tình trạng dữ liệu cư trú và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận. Về nguyên tắc, việc lựa chọn chủ hộ mới cần thể hiện sự thống nhất của các thành viên trong hộ gia đình.

Nếu các thành viên đã có văn bản đồng ý hoặc văn bản đề cử riêng, có thể sử dụng văn bản đó theo hướng dẫn của cơ quan đăng ký cư trú. Người dân không nên tự ý sử dụng mẫu cũ hoặc mẫu không còn phù hợp với thủ tục cư trú hiện hành.

4. Thủ tục thay đổi hộ khẩu khi chủ hộ chết

Bước 1: Kiểm tra thông tin cư trú

Gia đình nên kiểm tra thông tin cư trú hiện đang được ghi nhận trên hệ thống, đặc biệt là:

• Ai đang được xác định là chủ hộ;
• Những ai đang đăng ký thường trú hoặc tạm trú trong hộ;
• Thông tin khai tử của chủ hộ đã được cập nhật hay chưa;
• Địa chỉ cư trú có thay đổi do điều chỉnh địa giới hành chính, tên đường hoặc số nhà hay không.

Việc kiểm tra trước giúp xác định đúng nội dung cần điều chỉnh và hạn chế trường hợp hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.

Bước 2: Thống nhất người làm chủ hộ mới

Các thành viên trong hộ gia đình cần trao đổi và thống nhất lựa chọn người đại diện mới. Người được chọn nên đáp ứng điều kiện về độ tuổi, năng lực hành vi dân sự và tình trạng cư trú thực tế.

Nếu hộ gia đình có người chưa thành niên, người mất năng lực hành vi dân sự hoặc người không có khả năng tự thực hiện thủ tục, cần xác định người đại diện phù hợp theo quy định pháp luật.

Bước 3: Chuẩn bị và nộp tờ khai

Người đề nghị chuẩn bị tờ khai thay đổi thông tin cư trú và các tài liệu liên quan. Hồ sơ được nộp theo phương thức đang được cơ quan có thẩm quyền công bố, có thể thông qua:

• Cơ quan đăng ký cư trú có thẩm quyền tại địa phương;
• Cổng dịch vụ công quốc gia;
• Cổng dịch vụ công hoặc hệ thống điện tử được cơ quan có thẩm quyền triển khai;
• Ứng dụng định danh điện tử, nếu thủ tục đã được tích hợp và đáp ứng điều kiện thực hiện trực tuyến.

Đối với hồ sơ trực tuyến, người dân cần kê khai chính xác thông tin, đính kèm tài liệu theo yêu cầu và theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trên hệ thống.

Bước 4: Cơ quan đăng ký cư trú kiểm tra hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra thông tin trong tờ khai, đối chiếu dữ liệu cư trú và dữ liệu hộ tịch, đồng thời xem xét ý kiến thống nhất về việc chọn chủ hộ mới.

Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện cập nhật thông tin chủ hộ trên Cơ sở dữ liệu về cư trú. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc thông tin có mâu thuẫn, người nộp hồ sơ sẽ được hướng dẫn bổ sung hoặc làm rõ.

Bước 5: Nhận kết quả

Kết quả giải quyết hiện nay chủ yếu được thể hiện dưới dạng thông tin đã được cập nhật trên hệ thống cư trú hoặc thông báo kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Cơ quan đăng ký cư trú không cấp mới hoặc cấp lại sổ hộ khẩu giấy.

5. Thời hạn giải quyết thủ tục thay đổi chủ hộ

Thời hạn giải quyết được thực hiện theo thủ tục hành chính cư trú đang có hiệu lực tại thời điểm nộp hồ sơ. Đối với hồ sơ đầy đủ, thông tin rõ ràng và có thể khai thác được trên hệ thống, việc cập nhật thường được giải quyết trong thời hạn ngắn.

Tuy nhiên, không nên mặc nhiên khẳng định mọi trường hợp đều được giải quyết trong 03 ngày làm việc. Thời gian thực tế có thể phụ thuộc vào:

• Tình trạng cập nhật dữ liệu khai tử;
• Việc xác minh thông tin cư trú;
• Sự thống nhất của các thành viên trong hộ;
• Việc hồ sơ được nộp trực tuyến hay trực tiếp;
• Yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin.

Người dân nên kiểm tra thời hạn được ghi trong giấy tiếp nhận hồ sơ, thông báo điện tử hoặc thủ tục hành chính được công khai tại địa phương.

6. Thay đổi chủ hộ có cần giấy chứng tử không?

Không phải trong mọi trường hợp đều bắt buộc phải nộp giấy chứng tử bản giấy. Nếu thông tin khai tử của chủ hộ đã được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan đăng ký cư trú có thể khai thác và sử dụng thông tin này để giải quyết thủ tục.

Ngược lại, nếu dữ liệu chưa được cập nhật, chưa đồng bộ hoặc có sai lệch, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu người dân cung cấp giấy chứng tử hoặc tài liệu hợp pháp khác để chứng minh sự kiện chết.

Do đó, cách chuẩn bị an toàn nhất là người đề nghị nên có thông tin chính xác về ngày, tháng, năm chết của chủ hộ và chuẩn bị giấy chứng tử để đối chiếu nếu cần thiết.

7. Chủ hộ chết có ảnh hưởng đến quyền cư trú của các thành viên không?

Việc chủ hộ qua đời không làm chấm dứt quyền cư trú hợp pháp của các thành viên còn lại nếu họ vẫn đáp ứng điều kiện đăng ký thường trú hoặc tạm trú theo quy định.

Thay đổi chủ hộ chỉ là việc thay đổi người đại diện trong quan hệ cư trú. Các thành viên không bị tự động xóa đăng ký thường trú chỉ vì chủ hộ chết.

Tuy nhiên, quyền cư trú có thể bị ảnh hưởng nếu xuất hiện một căn cứ xóa đăng ký thường trú hoặc điều chỉnh thông tin khác theo luật, chẳng hạn như:

• Công dân chuyển đến nơi thường trú mới;
• Chỗ ở không còn hợp pháp;
• Công dân ra nước ngoài để định cư;
• Công dân không còn cư trú tại địa chỉ đã đăng ký theo trường hợp luật định;
• Có bản án, quyết định của Tòa án hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền làm thay đổi thông tin cư trú.

Những trường hợp này cần được xem xét độc lập, không nên nhầm lẫn với thủ tục thay đổi chủ hộ do người đứng đầu hộ qua đời.

8. Thay đổi chủ hộ có liên quan đến nhà đất hoặc thừa kế không?

Thông tin chủ hộ và thông tin chủ sở hữu tài sản là hai vấn đề khác nhau. Một người được chọn làm chủ hộ không có nghĩa người đó trở thành chủ sở hữu nhà, đất hoặc được quyền định đoạt tài sản của người đã chết.

Trường hợp người chết để lại nhà đất, các thành viên cần thực hiện thủ tục thừa kế theo quy định của Bộ luật Dân sự. Tùy từng trường hợp, việc giải quyết di sản có thể được thực hiện thông qua:

• Di chúc hợp pháp;
• Thỏa thuận phân chia di sản;
• Khai nhận di sản;
• Thủ tục đăng ký biến động đất đai;
• Khởi kiện tại Tòa án nếu có tranh chấp.

Không thể sử dụng việc thay đổi chủ hộ để thay thế thủ tục khai nhận di sản, phân chia di sản hoặc sang tên quyền sử dụng đất.

9. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện

• Không sử dụng khái niệm “đổi sổ hộ khẩu” theo nghĩa cấp sổ mới: hiện nay thông tin cư trú được quản lý điện tử.
• Kiểm tra dữ liệu khai tử: nếu thông tin người chết chưa được cập nhật, thủ tục điều chỉnh chủ hộ có thể bị kéo dài.
• Thống nhất người làm chủ hộ: nên lập văn bản thể hiện ý kiến của các thành viên để tránh phát sinh tranh chấp.
• Không nhầm chủ hộ với chủ sở hữu tài sản: chủ hộ chỉ là người đại diện về cư trú.
• Không tự ý xóa thành viên khỏi hộ: việc xóa đăng ký thường trú phải có căn cứ pháp luật riêng.
• Kiểm tra thông tin trên hệ thống sau khi cập nhật: cần bảo đảm tên, ngày sinh, quan hệ với chủ hộ và địa chỉ cư trú được ghi nhận chính xác.
• Giải quyết riêng tranh chấp tài sản: nếu có tranh chấp nhà đất hoặc thừa kế, cần thực hiện thủ tục dân sự tương ứng.

10. Câu hỏi thường gặp

Chủ hộ chết nhưng gia đình không đổi chủ hộ có được không?

Gia đình nên thực hiện điều chỉnh thông tin chủ hộ để dữ liệu cư trú phản ánh đúng thực tế. Việc để thông tin chủ hộ đã chết tồn tại trên hệ thống có thể gây khó khăn khi thực hiện các thủ tục cư trú tiếp theo.

Có bắt buộc phải đổi chủ hộ ngay sau khi chủ hộ chết không?

Pháp luật về cư trú yêu cầu điều chỉnh thông tin khi có thay đổi chủ hộ. Thời điểm thực hiện nên được tiến hành sớm sau khi sự kiện chết được đăng ký và dữ liệu hộ tịch được cập nhật, đặc biệt nếu gia đình đang cần thực hiện thủ tục nhập, tách hoặc điều chỉnh cư trú.

Con đã thành niên có thể làm chủ hộ thay cha hoặc mẹ đã mất không?

Có thể, nếu người con đáp ứng điều kiện theo quy định và được các thành viên trong hộ thống nhất đề cử. Việc là con của người đã chết không tự động làm phát sinh tư cách chủ hộ, mà vẫn cần thực hiện thủ tục cập nhật thông tin cư trú.

Chủ hộ chết có phải chia thừa kế trước khi đổi chủ hộ không?

Không. Thay đổi chủ hộ là thủ tục về cư trú, không phải thủ tục thừa kế. Gia đình có thể thực hiện cập nhật chủ hộ mới mà không cần hoàn tất việc phân chia di sản. Tuy nhiên, nếu hồ sơ cư trú có tranh chấp hoặc thông tin về nơi ở không rõ ràng, cơ quan tiếp nhận có thể yêu cầu làm rõ theo quy định.

Có được chọn người không có tên trong hộ làm chủ hộ mới không?

Việc lựa chọn chủ hộ mới phải căn cứ vào tình trạng cư trú thực tế và điều kiện pháp luật. Người không đăng ký cư trú tại địa chỉ đó thường không phù hợp để làm chủ hộ của hộ gia đình tại địa chỉ này. Trường hợp đặc biệt cần liên hệ cơ quan đăng ký cư trú để được hướng dẫn.

Sau khi đổi chủ hộ có được cấp sổ hộ khẩu mới không?

Không. Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị sử dụng và không được cấp mới hoặc cấp lại. Kết quả thay đổi chủ hộ được cập nhật trên Cơ sở dữ liệu về cư trú.

11. Kết luận

Thay đổi hộ khẩu khi chủ hộ chết hiện nay được hiểu là thủ tục điều chỉnh thông tin cư trú do thay đổi chủ hộ. Gia đình cần lựa chọn người đại diện mới, chuẩn bị tờ khai và tài liệu liên quan, sau đó thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký cư trú hoặc trên hệ thống dịch vụ công được cung cấp.

Người dân cần lưu ý rằng thủ tục này chỉ cập nhật thông tin cư trú, không làm phát sinh quyền sở hữu tài sản và cũng không thay thế thủ tục thừa kế. Nếu người đã chết để lại nhà đất, tài sản hoặc phát sinh tranh chấp giữa các thành viên, gia đình nên thực hiện thêm thủ tục khai nhận, phân chia di sản hoặc giải quyết tranh chấp theo quy định pháp luật.

Nếu gặp khó khăn trong việc xác định chủ hộ mới, chuẩn bị hồ sơ, cập nhật dữ liệu cư trú hoặc giải quyết vấn đề liên quan đến nhà đất, thừa kế, người dân nên liên hệ luật sư để được tư vấn và hướng dẫn phù hợp với tình trạng thực tế.

Liên hệ – Luật sư Quảng Ngãi.org