Người lao động vẫn đi làm bình thường, hằng tháng tiền BHXH được khấu trừ từ tiền lương nhưng doanh nghiệp lại chậm đóng hoặc không đóng BHXH. Khi đó, người lao động có bị mất thời gian đóng BHXH hay không? Nếu quyền lợi về ốm đau, thai sản, thất nghiệp hoặc lương hưu bị ảnh hưởng thì ai phải chịu trách nhiệm?

Đây là tình huống không hiếm gặp trong thực tế, đặc biệt tại những doanh nghiệp gặp khó khăn về tài chính, kéo dài tình trạng chậm đóng hoặc có dấu hiệu trốn đóng BHXH.

Pháp luật hiện hành đặt trách nhiệm đóng BHXH thuộc về người sử dụng lao động. Người lao động không thể bị xem là người vi phạm chỉ vì doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ của mình. Tuy nhiên, để bảo vệ quyền lợi thực tế, người lao động vẫn cần chủ động kiểm tra quá trình đóng và có biện pháp yêu cầu doanh nghiệp khắc phục.

1. Doanh nghiệp đã khấu trừ tiền BHXH của người lao động nhưng không đóng thì ai chịu trách nhiệm?

Theo Luật BHXH năm 2024, người sử dụng lao động có trách nhiệm đăng ký tham gia BHXH bắt buộc cho người lao động thuộc diện tham gia và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đóng BHXH theo quy định.

Đối với phần thuộc trách nhiệm của người lao động, doanh nghiệp thực hiện khấu trừ từ tiền lương để đóng cùng với phần thuộc trách nhiệm của người sử dụng lao động vào quỹ BHXH.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp đã khấu trừ tiền BHXH từ tiền lương nhưng sau đó không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ đóng thì không thể chuyển trách nhiệm vi phạm này sang cho người lao động.

Nói cách khác, người lao động đã thực hiện nghĩa vụ của mình thông qua việc bị khấu trừ tiền lương thì không thể bị coi là có lỗi chỉ vì doanh nghiệp không nộp khoản tiền đó cho cơ quan BHXH.

Luật BHXH năm 2024 cũng xác định hành vi chậm đóng, trốn đóng BHXH là hành vi vi phạm của người sử dụng lao động và đặt ra các biện pháp xử lý để buộc doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ. Nghị định 274/2025/NĐ-CP hiện quy định chi tiết về chậm đóng, trốn đóng BHXH bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp và các vấn đề liên quan.

2. Doanh nghiệp nợ BHXH thì thời gian người lao động đã làm việc có được tính không?

Đây là vấn đề khiến nhiều người lao động lo lắng nhất.

Cần phân biệt giữa thời gian người lao động thực tế làm việc thuộc diện phải tham gia BHXH và thời gian đã được cơ quan BHXH ghi nhận trên dữ liệu quá trình đóng.

Về nguyên tắc, doanh nghiệp có nghĩa vụ đóng BHXH cho người lao động trong thời gian thuộc diện tham gia. Nếu doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ đóng thì doanh nghiệp phải khắc phục, đóng đủ số tiền còn thiếu và thực hiện các nghĩa vụ tài chính phát sinh theo quy định.

Tuy nhiên, trong thời gian doanh nghiệp chưa khắc phục, việc dữ liệu đóng BHXH của người lao động chưa được ghi nhận đầy đủ có thể dẫn đến khó khăn khi người lao động đề nghị giải quyết một số chế độ.

Do đó, không nên hiểu rằng “doanh nghiệp nợ BHXH thì người lao động đương nhiên mất thời gian đóng”. Trách nhiệm xử lý khoản nợ thuộc về doanh nghiệp. Sau khi nghĩa vụ đóng được hoàn tất và thời gian tham gia được cơ quan BHXH ghi nhận theo quy định, quyền lợi của người lao động được xem xét trên cơ sở thời gian đóng thực tế được xác nhận.

3. Người lao động có phải tự bỏ tiền đóng thay cho doanh nghiệp không?

Về nguyên tắc là không.

Đây là điểm người lao động cần đặc biệt lưu ý khi doanh nghiệp đề nghị người lao động tự đóng phần BHXH còn thiếu để “chốt sổ”.

BHXH bắt buộc được hình thành từ phần đóng của người lao động và phần đóng của người sử dụng lao động theo quy định. Người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện việc đóng theo đúng thời hạn và mức đóng.

Nếu doanh nghiệp nợ BHXH do không thực hiện nghĩa vụ của mình thì không thể mặc nhiên yêu cầu người lao động phải dùng tiền cá nhân để bù vào phần nghĩa vụ mà doanh nghiệp phải thực hiện.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã khấu trừ phần tiền thuộc trách nhiệm của người lao động nhưng không nộp cùng phần nghĩa vụ của mình, người lao động càng cần lưu giữ chứng cứ về việc bị khấu trừ tiền lương, bảng lương, hợp đồng lao động và các tài liệu liên quan.

4. Doanh nghiệp nợ BHXH có bị tính tiền chậm đóng không?

Có.

Pháp luật hiện hành không chỉ yêu cầu doanh nghiệp đóng đủ số tiền BHXH còn thiếu mà còn quy định trách nhiệm tài chính đối với hành vi chậm đóng, trốn đóng.

Nghị định 274/2025/NĐ-CP quy định chi tiết về chậm đóng, trốn đóng BHXH bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp, trong đó xác định các trường hợp được xem là chậm đóng, trốn đóng và cơ chế xử lý tương ứng. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 30/11/2025.

Điều này có ý nghĩa quan trọng đối với người lao động: doanh nghiệp không thể coi khoản BHXH chưa đóng là một khoản nợ thông thường rồi kéo dài vô thời hạn mà không phát sinh trách nhiệm pháp lý.

Tùy tính chất và mức độ vi phạm, doanh nghiệp có thể bị áp dụng các biện pháp xử lý theo quy định, bao gồm buộc thực hiện nghĩa vụ đóng và các biện pháp xử lý vi phạm khác.

5. Doanh nghiệp chậm đóng BHXH có ảnh hưởng đến lương hưu không?

Có thể ảnh hưởng trong thực tế nếu thời gian đóng chưa được ghi nhận đầy đủ.

Đối với người lao động, thời gian đóng BHXH là yếu tố đặc biệt quan trọng để xác định quyền hưởng lương hưu. Luật BHXH năm 2024 đã giảm điều kiện thời gian đóng tối thiểu để hưởng lương hưu trong trường hợp thông thường xuống còn 15 năm, nhưng người lao động vẫn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện khác theo luật.

Vì vậy, nếu người lao động đã làm việc trong nhiều năm nhưng doanh nghiệp kéo dài việc nợ BHXH, việc chưa ghi nhận đầy đủ quá trình đóng có thể trở thành vấn đề khi người lao động chuẩn bị nghỉ hưu.

Ví dụ, một người lao động thực tế đã làm việc và thuộc diện đóng BHXH trong 20 năm nhưng dữ liệu BHXH mới thể hiện 17 năm do doanh nghiệp còn nợ 3 năm. Nếu không được xử lý kịp thời, phần thời gian chưa được xác nhận có thể ảnh hưởng đến việc chứng minh điều kiện hưởng lương hưu và cách tính quyền lợi.

Do đó, người lao động không nên chờ đến khi nghỉ việc hoặc gần đến tuổi nghỉ hưu mới kiểm tra quá trình đóng BHXH.

6. Nếu doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc mất khả năng thanh toán thì quyền lợi người lao động thế nào?

Đây là tình huống phức tạp hơn vì việc doanh nghiệp không còn khả năng hoạt động hoặc thanh toán có thể khiến việc thu hồi khoản nợ BHXH gặp khó khăn.

Tuy nhiên, việc doanh nghiệp giải thể hoặc phá sản không đồng nghĩa người lao động tự động mất quyền yêu cầu xác định, giải quyết các khoản quyền lợi mà mình được hưởng.

Trong trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, giải thể hoặc phá sản, việc xử lý các khoản nợ, trong đó có nghĩa vụ liên quan đến người lao động và BHXH, được thực hiện theo pháp luật có liên quan và trình tự xử lý tương ứng.

Đối với người lao động, điều quan trọng là phải sớm xác định:

• Doanh nghiệp đang nợ BHXH trong khoảng thời gian nào;
• Số tiền BHXH đã bị khấu trừ từ tiền lương;
• Thời gian nào đã được cơ quan BHXH ghi nhận;
• Thời gian nào doanh nghiệp chưa đóng hoặc đóng chưa đủ;
• Doanh nghiệp hiện còn hoạt động hay đã ngừng hoạt động, giải thể hoặc phá sản.

Càng để lâu, việc thu thập chứng cứ và yêu cầu doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ càng có thể gặp khó khăn.

7. Doanh nghiệp nợ BHXH thì người lao động có được hưởng chế độ ốm đau, thai sản không?

Không nên hiểu rằng cứ có thời gian làm việc và bị trừ tiền BHXH thì mọi chế độ sẽ được giải quyết ngay bất kể doanh nghiệp có đóng hay chưa.

Việc giải quyết chế độ BHXH phải căn cứ vào điều kiện hưởng của từng chế độ và dữ liệu đóng BHXH được cơ quan BHXH xác nhận.

Trong trường hợp doanh nghiệp nợ BHXH, việc giải quyết chế độ của người lao động có thể phát sinh vướng mắc nếu khoảng thời gian cần làm căn cứ hưởng chế độ chưa được ghi nhận đầy đủ.

Đây chính là lý do người lao động cần chủ động kiểm tra tình trạng đóng BHXH trong thời gian còn làm việc, thay vì chỉ quan tâm đến BHXH khi chuẩn bị nghỉ việc.

8. Người lao động có thể khiếu nại, yêu cầu doanh nghiệp đóng BHXH không?

Có.

Người lao động có quyền yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện đúng nghĩa vụ tham gia và đóng BHXH theo quy định.

Nếu doanh nghiệp không khắc phục, người lao động có thể sử dụng các cơ chế khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện phù hợp để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Luật BHXH năm 2024 và Nghị định 274/2025/NĐ-CP đã có quy định về khiếu nại, tố cáo liên quan đến BHXH.

Trong thực tế, người lao động nên thực hiện theo hướng từng bước:

1. Kiểm tra quá trình đóng BHXH để xác định chính xác doanh nghiệp đang nợ thời gian nào.
2. Yêu cầu doanh nghiệp giải trình và thực hiện nghĩa vụ đóng còn thiếu.
3. Gửi yêu cầu bằng văn bản nếu doanh nghiệp không giải quyết, nhằm tạo chứng cứ về việc người lao động đã yêu cầu bảo vệ quyền lợi.
4. Liên hệ cơ quan BHXH có thẩm quyền để phản ánh tình trạng doanh nghiệp chậm đóng, trốn đóng.
5. Khi cần thiết, thực hiện khiếu nại hoặc khởi kiện để yêu cầu doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ và bảo vệ quyền lợi của người lao động.

9. Người lao động cần giữ những giấy tờ gì khi công ty nợ BHXH?

Trong tranh chấp về BHXH, chứng cứ có ý nghĩa rất quan trọng. Người lao động nên chủ động lưu giữ các tài liệu chứng minh quan hệ lao động và việc doanh nghiệp đã khấu trừ tiền BHXH.

• Hợp đồng lao động và phụ lục hợp đồng;
• Bảng lương, phiếu lương;
• Sao kê tài khoản nhận tiền lương;
• Chứng từ thể hiện khoản BHXH bị khấu trừ;
• Sổ BHXH hoặc thông tin quá trình đóng BHXH;
• Thông báo, email, tin nhắn trao đổi với doanh nghiệp về BHXH;
• Quyết định tuyển dụng, điều chuyển, nâng lương hoặc các giấy tờ khác chứng minh quá trình làm việc;
• Các tài liệu thể hiện doanh nghiệp thừa nhận khoản nợ BHXH, nếu có.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp yêu cầu người lao động ký giấy xác nhận “đã được đóng đủ BHXH” trong khi thực tế vẫn còn nợ, người lao động cần đọc kỹ nội dung trước khi ký và nên yêu cầu đối chiếu với dữ liệu BHXH thực tế.

10. Người lao động có được tự lựa chọn bỏ thời gian doanh nghiệp đang nợ BHXH hay không?

Về nguyên tắc, người lao động không thể chỉ đơn phương “xóa” một khoảng thời gian thuộc diện phải tham gia BHXH để tránh liên quan đến khoản nợ của doanh nghiệp rồi coi như chưa từng làm việc tại đó.

Nếu người lao động thực tế làm việc thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc thì việc xác định nghĩa vụ đóng phải căn cứ vào quy định pháp luật và quá trình làm việc thực tế.

Người lao động có quyền yêu cầu doanh nghiệp và cơ quan có thẩm quyền xác định, xử lý khoảng thời gian đóng còn thiếu. Việc doanh nghiệp chưa hoàn thành nghĩa vụ không làm biến mất nghĩa vụ đóng của doanh nghiệp đối với khoảng thời gian đó.

Trong trường hợp người lao động đã có quá trình đóng BHXH dài và đang cần bảo đảm điều kiện hưởng lương hưu, việc “bỏ luôn” khoảng thời gian doanh nghiệp nợ có thể gây bất lợi nghiêm trọng cho chính người lao động.

11. Trốn đóng BHXH có thể bị xử lý hình sự không?

Có thể.

Không phải mọi trường hợp doanh nghiệp chậm đóng BHXH đều mặc nhiên bị xử lý hình sự. Tuy nhiên, nếu hành vi có đủ các dấu hiệu cấu thành tội phạm theo Bộ luật Hình sự thì cá nhân có trách nhiệm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về tội trốn đóng BHXH, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định.

Vì vậy, cần phân biệt rõ giữa:

• Chậm đóng: doanh nghiệp không đóng hoặc đóng không đúng thời hạn theo quy định nhưng chưa nhất thiết có đầy đủ dấu hiệu của hành vi trốn đóng;
• Trốn đóng: thuộc trường hợp pháp luật xác định là hành vi trốn tránh nghĩa vụ đóng và có thể bị xử lý hành chính, đồng thời trong trường hợp đủ dấu hiệu thì có thể bị xử lý hình sự.

Do đó, không nên áp dụng máy móc kết luận rằng “công ty nợ BHXH trên 6 tháng thì đương nhiên phạm tội”. Việc có bị truy cứu trách nhiệm hình sự hay không phải căn cứ vào hành vi cụ thể, thời gian, số tiền, tình tiết vi phạm và các dấu hiệu cấu thành tội phạm theo Bộ luật Hình sự.

12. Người lao động nên làm gì ngay khi phát hiện công ty nợ BHXH?

Nếu phát hiện doanh nghiệp có dấu hiệu chậm đóng hoặc nợ BHXH, người lao động không nên chỉ trao đổi bằng lời nói rồi chờ doanh nghiệp tự giải quyết.

Có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Kiểm tra quá trình đóng BHXH

Xác định chính xác doanh nghiệp đã đóng đến tháng nào và còn thiếu những tháng nào.

Bước 2: Đối chiếu với thời gian làm việc và bảng lương

Kiểm tra xem trong những tháng doanh nghiệp chưa đóng, tiền BHXH có được khấu trừ từ tiền lương hay không.

Bước 3: Yêu cầu doanh nghiệp khắc phục

Nên yêu cầu bằng văn bản hoặc phương thức có thể lưu giữ được chứng cứ, trong đó ghi rõ khoảng thời gian chưa đóng và đề nghị doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ.

Bước 4: Làm việc với cơ quan BHXH

Trường hợp doanh nghiệp không hợp tác, người lao động có thể phản ánh, khiếu nại theo quy định để cơ quan có thẩm quyền xem xét hành vi vi phạm của doanh nghiệp.

Bước 5: Khởi kiện khi cần thiết

Nếu quyền lợi bị xâm phạm và doanh nghiệp không khắc phục, người lao động có thể cân nhắc phương án khởi kiện để yêu cầu bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Việc lựa chọn thủ tục cụ thể cần căn cứ vào yêu cầu tranh chấp, tình trạng doanh nghiệp và hồ sơ thực tế.

13. Kết luận

Doanh nghiệp nợ BHXH không có nghĩa người lao động là người phải chịu trách nhiệm thay cho doanh nghiệp. Nếu người lao động thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc và doanh nghiệp có nghĩa vụ đóng nhưng không thực hiện, trách nhiệm pháp lý trước hết thuộc về người sử dụng lao động.

Tuy nhiên, quyền lợi của người lao động trên thực tế vẫn có thể bị ảnh hưởng nếu khoản nợ kéo dài và thời gian đóng chưa được ghi nhận đầy đủ. Vì vậy, người lao động không nên chờ đến khi nghỉ việc, nghỉ hưu hoặc phát sinh nhu cầu hưởng chế độ mới phát hiện doanh nghiệp đã nợ BHXH trong nhiều năm.

Đặc biệt, người lao động cần nhớ 3 việc quan trọng: kiểm tra thường xuyên quá trình đóng BHXH; lưu giữ chứng cứ về tiền lương và khoản BHXH bị khấu trừ; chủ động yêu cầu doanh nghiệp và cơ quan có thẩm quyền xử lý khi phát hiện vi phạm.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã khấu trừ tiền BHXH của người lao động nhưng không đóng, doanh nghiệp không thể lấy lý do khó khăn tài chính để mặc nhiên chuyển toàn bộ hậu quả sang người lao động. Pháp luật đã đặt ra cơ chế truy thu, xử lý tiền chậm đóng, xử phạt và trong trường hợp đủ điều kiện còn có thể truy cứu trách nhiệm hình sự đối với hành vi trốn đóng.

Lưu ý: Việc xác định doanh nghiệp “chậm đóng” hay “trốn đóng”, khoảng thời gian phải truy đóng, khả năng giải quyết từng chế độ BHXH và thủ tục khiếu nại, khởi kiện cần căn cứ vào hồ sơ thực tế, thời điểm phát sinh nghĩa vụ và quy định pháp luật áp dụng tại thời điểm đó.

Liên hệ – Luật sư Quảng Ngãi.org