Khi vay tiền ngân hàng hoặc tổ chức, cá nhân khác và sử dụng quyền sử dụng đất, nhà ở làm tài sản bảo đảm, thông tin thế chấp thường được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền. Sau khi khoản vay được thanh toán hoặc nghĩa vụ bảo đảm chấm dứt theo căn cứ pháp luật, người sử dụng đất cần thực hiện thủ tục xóa đăng ký thế chấp để cập nhật tình trạng pháp lý của tài sản.

Tuy nhiên, nhiều người vẫn nhầm lẫn giữa việc ngân hàng xác nhận đã giải chấp và việc hoàn tất thủ tục xóa đăng ký thế chấp. Nếu chưa xóa đăng ký, thông tin về biện pháp bảo đảm có thể vẫn còn trong cơ sở dữ liệu đăng ký, gây vướng mắc khi chủ đất muốn chuyển nhượng, tặng cho hoặc tiếp tục sử dụng tài sản để bảo đảm nghĩa vụ khác.

Bài viết dưới đây phân tích hồ sơ, cơ quan tiếp nhận, thời hạn giải quyết và những vấn đề cần lưu ý khi xóa đăng ký thế chấp Sổ đỏ theo quy định áp dụng trong năm 2026.

1. Xóa đăng ký thế chấp Sổ đỏ là gì?

Xóa đăng ký thế chấp Sổ đỏ là thủ tục đăng ký nhằm ghi nhận việc chấm dứt thông tin thế chấp đã đăng ký đối với quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất tại cơ quan đăng ký có thẩm quyền.

Căn cứ pháp lý chính là Nghị định số 99/2022/NĐ-CP về đăng ký biện pháp bảo đảm, đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 18/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 15/01/2026. Khi thực hiện thủ tục trong năm 2026, cần áp dụng các quy định đã được sửa đổi và thủ tục hành chính được công bố tại Quyết định số 570/QĐ-BTP.

Cần phân biệt ba vấn đề sau:

• Trả hết nợ: Người vay đã hoàn thành nghĩa vụ thanh toán theo hợp đồng tín dụng hoặc thỏa thuận với bên cho vay.
• Giải chấp: Bên nhận thế chấp xác nhận việc giải chấp hoặc việc chấm dứt nghĩa vụ bảo đảm theo trường hợp cụ thể.
• Xóa đăng ký thế chấp: Cơ quan đăng ký cập nhật thông tin xóa đăng ký trong sổ đăng ký hoặc cơ sở dữ liệu theo quy định.

Trong nhiều trường hợp vay ngân hàng thông thường, người vay sẽ liên hệ ngân hàng để nhận giấy tờ giải chấp và phối hợp thực hiện thủ tục xóa đăng ký. Tuy nhiên, nếu có căn cứ xóa đăng ký khác theo quy định, người yêu cầu không nhất thiết luôn phải thực hiện theo một quy trình giống nhau.

Việc đã trả hết nợ không nên được xem là bằng chứng duy nhất cho thấy thông tin đăng ký thế chấp đã được xóa. Người sử dụng đất cần kiểm tra kết quả đăng ký để bảo đảm tình trạng pháp lý của tài sản đã được cập nhật.

2. Hồ sơ xóa đăng ký thế chấp Sổ đỏ năm 2026

Theo Điều 33 Nghị định số 99/2022/NĐ-CP và thủ tục hành chính được công bố kèm Quyết định số 570/QĐ-BTP, hồ sơ cơ bản gồm Phiếu yêu cầu xóa đăng ký và các giấy tờ liên quan theo từng trường hợp.

2.1. Phiếu yêu cầu xóa đăng ký biện pháp bảo đảm

Người yêu cầu chuẩn bị Phiếu yêu cầu xóa đăng ký biện pháp bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 03a ban hành kèm theo Nghị định số 99/2022/NĐ-CP.

Phiếu yêu cầu cần được kê khai đầy đủ, chính xác các thông tin theo mẫu, đặc biệt là thông tin của người yêu cầu, bên bảo đảm, bên nhận bảo đảm và nội dung đăng ký cần xóa.

Trường hợp bên bảo đảm hoặc bên nhận bảo đảm gồm nhiều người, cần lưu ý yêu cầu về chữ ký, con dấu nếu có. Việc một người tự ký thay những người còn lại chỉ phù hợp khi có căn cứ đại diện hợp pháp theo quy định.

2.2. Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất

Theo quy định về thành phần hồ sơ tại Điều 33 Nghị định số 99/2022/NĐ-CP, Giấy chứng nhận bản gốc là giấy tờ trong hồ sơ xóa đăng ký thế chấp đối với tài sản bảo đảm có Giấy chứng nhận.

Tuy nhiên, sau khi Nghị định số 18/2026/NĐ-CP sửa đổi quy định liên quan, cơ quan đăng ký có thể khai thác thông tin Giấy chứng nhận từ cơ sở dữ liệu đất đai thay cho việc yêu cầu nộp bản gốc. Nếu không khai thác được dữ liệu hoặc dữ liệu không đầy đủ, không chính xác để thay thế giấy tờ theo quy định, cơ quan đăng ký có thể yêu cầu người nộp hồ sơ cung cấp giấy tờ tương ứng.

Vì vậy, người dân nên kiểm tra yêu cầu cụ thể của cơ quan tiếp nhận và chuẩn bị Giấy chứng nhận khi cần thiết, thay vì mặc định mọi hồ sơ đều bắt buộc phải nộp bản gốc hoặc ngược lại đều được miễn nộp bản gốc.

2.3. Giấy tờ bổ sung khi người yêu cầu không phải bên nhận thế chấp

Trường hợp người yêu cầu xóa đăng ký không phải là bên nhận bảo đảm và Phiếu yêu cầu không có chữ ký, con dấu nếu có của bên nhận bảo đảm, người nộp hồ sơ phải cung cấp thêm giấy tờ chứng minh căn cứ xóa đăng ký theo trường hợp tương ứng.

Các giấy tờ có thể bao gồm:

• Đối với bên bảo đảm: Văn bản của bên nhận bảo đảm đồng ý xóa đăng ký, xác nhận hợp đồng bảo đảm đã chấm dứt, đã thanh lý hoặc xác nhận giải chấp.
• Đối với người nhận chuyển giao hợp pháp tài sản bảo đảm: Hợp đồng hoặc văn bản khác đã có hiệu lực pháp luật chứng minh việc chuyển giao hợp pháp tài sản.
• Đối với trường hợp xử lý tài sản qua đấu giá hoặc thi hành án: Hợp đồng mua bán tài sản đấu giá đã có hiệu lực hoặc văn bản xác nhận kết quả thi hành án theo trường hợp được pháp luật quy định.
• Đối với trường hợp bên nhận bảo đảm thay đổi tư cách pháp lý thuộc trường hợp luật định: Văn bản của cơ quan có thẩm quyền chứng minh sự kiện pháp lý tương ứng.
• Đối với trường hợp bên nhận bảo đảm là pháp nhân đã giải thể: Văn bản xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc giải thể pháp nhân.

Tùy trường hợp, giấy tờ bổ sung được nộp dưới dạng bản chính hoặc bản sao có chứng thực theo quy định. Không phải mọi hồ sơ đều cần tất cả các loại giấy tờ trên; người yêu cầu chỉ chuẩn bị tài liệu phù hợp với căn cứ xóa đăng ký của mình.

2.4. Giấy tờ bổ sung trong các trường hợp đặc biệt

Ngoài thành phần hồ sơ cơ bản, người nộp hồ sơ cần lưu ý một số trường hợp:

Trường hợp thực hiện thông qua người đại diện: Cần có văn bản thể hiện nội dung đại diện theo quy định, trừ trường hợp thuộc ngoại lệ đối với việc thực hiện qua tài khoản đăng ký trực tuyến của người đại diện.

Trường hợp được miễn nghĩa vụ nộp phí hoặc khoản thanh toán liên quan: Người yêu cầu có thể phải cung cấp tài liệu chứng minh thuộc diện được miễn, chẳng hạn hợp đồng bảo đảm, hợp đồng tín dụng hoặc văn bản khác có thông tin đáp ứng điều kiện miễn.

Trường hợp bên bảo đảm hoặc bên nhận bảo đảm có nhiều người: Cần bảo đảm đầy đủ chữ ký, con dấu nếu có, trừ trường hợp có văn bản thể hiện quyền đại diện cho những người còn lại.

Trường hợp xóa đăng ký theo bản án hoặc quyết định của Tòa án: Nếu thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu, cần nộp bản án hoặc quyết định đã có hiệu lực pháp luật tương ứng.

Những yêu cầu này nhằm bảo đảm việc xóa đăng ký có căn cứ, tránh tình trạng một người tự yêu cầu xóa thông tin thế chấp khi chưa đủ thẩm quyền hoặc chưa có tài liệu chứng minh.

3. Thủ tục xóa đăng ký thế chấp Sổ đỏ

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Người yêu cầu xác định căn cứ xóa đăng ký và chuẩn bị Phiếu yêu cầu theo Mẫu số 03a cùng giấy tờ liên quan.

Nếu thế chấp tại ngân hàng và khoản vay đã được thanh toán, nên liên hệ ngân hàng để xác nhận tình trạng khoản vay, nhận văn bản giải chấp hoặc phối hợp ký hồ sơ theo quy trình áp dụng.

Trước khi nộp, cần kiểm tra thông tin thửa đất, số Giấy chứng nhận, thông tin bên bảo đảm và bên nhận bảo đảm. Sai lệch thông tin có thể khiến hồ sơ cần bổ sung hoặc không đủ điều kiện giải quyết.

Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

Hồ sơ được nộp theo thủ tục hành chính về xóa đăng ký biện pháp bảo đảm bằng quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất.

Theo thủ tục được công bố, người dân có thể lựa chọn các phương thức nộp hồ sơ phù hợp, gồm:

• Nộp trực tiếp;
• Nộp trực tuyến theo hệ thống được áp dụng;
• Nộp qua dịch vụ bưu chính.

Hồ sơ cũng có thể được tiếp nhận qua Bộ phận Một cửa hoặc cơ quan tiếp nhận theo quy trình hành chính tại địa phương. Đối với thủ tục này, cần kiểm tra đầu mối tiếp nhận hiện hành tại địa phương, không nên chỉ dựa vào hướng dẫn cũ ghi chung chung là nộp tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.

Bước 3: Cơ quan đăng ký kiểm tra và xử lý hồ sơ

Sau khi nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kiểm tra thành phần hồ sơ và căn cứ xóa đăng ký.

Nếu hồ sơ đủ điều kiện, cơ quan đăng ký cập nhật nội dung xóa đăng ký và thời điểm đăng ký vào cơ sở dữ liệu hoặc sổ đăng ký theo quy định; đồng thời chứng nhận nội dung đăng ký trên Phiếu yêu cầu hoặc thực hiện hình thức trả kết quả tương ứng.

Nếu có căn cứ từ chối đăng ký, cơ quan đăng ký thực hiện việc từ chối theo quy định. Trường hợp thông tin Giấy chứng nhận không thể khai thác từ cơ sở dữ liệu hoặc dữ liệu không đầy đủ, không chính xác, cơ quan có thể yêu cầu bổ sung giấy tờ cần thiết.

Bước 4: Nhận kết quả và kiểm tra tình trạng thế chấp

Sau khi thủ tục được giải quyết, người yêu cầu nhận kết quả theo phương thức đã đăng ký. Kết quả điện tử có giá trị pháp lý theo quy định áp dụng đối với thủ tục này.

Người sử dụng đất nên lưu giữ Phiếu yêu cầu đã được chứng nhận hoặc kết quả điện tử và kiểm tra thông tin đăng ký sau khi xóa. Nếu dự định chuyển nhượng, tặng cho hoặc dùng thửa đất để bảo đảm khoản vay khác, việc kiểm tra tình trạng đăng ký càng cần thiết để hạn chế rủi ro giao dịch.

4. Xóa đăng ký thế chấp mất bao lâu?

Theo thủ tục hành chính được công bố tại Cổng Dịch vụ công Quốc gia, thời hạn giải quyết thông thường là trong ngày làm việc nhận được hồ sơ hợp lệ. Nếu nhận hồ sơ sau 15 giờ, việc đăng ký có thể hoàn thành trong ngày làm việc tiếp theo.

Trường hợp cơ quan đăng ký có lý do chính đáng cần kéo dài thời gian giải quyết, thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ.

Cần lưu ý rằng thời hạn trên được tính theo quy định đối với hồ sơ hợp lệ. Nếu hồ sơ được nộp thông qua Bộ phận Một cửa hoặc đầu mối tiếp nhận trung gian, thời điểm tính thời hạn có thể là thời điểm Văn phòng đăng ký đất đai nhận được hồ sơ đăng ký hợp lệ theo quy định.

Do đó, người dân không nên hiểu rằng cứ nộp hồ sơ tại bất kỳ đầu mối tiếp nhận nào thì thời gian giải quyết luôn được tính ngay từ thời điểm giao hồ sơ ban đầu.

5. Xóa đăng ký thế chấp Sổ đỏ hết bao nhiêu tiền?

Phí đăng ký là khoản cần kiểm tra theo quy định áp dụng tại địa phương. Theo thông tin công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, mức thu đối với hoạt động đăng ký do cơ quan địa phương thực hiện thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh theo pháp luật về phí và lệ phí.

Vì vậy, không nên mặc định rằng thủ tục xóa đăng ký thế chấp ở mọi tỉnh, thành đều có cùng mức phí.

Ngoài khoản phí đăng ký nếu có, người dân cần phân biệt với những khoản chi phí khác phát sinh từ quan hệ vay và thế chấp, chẳng hạn khoản phí dịch vụ theo thỏa thuận hợp pháp với tổ chức liên quan. Nếu được miễn phí hoặc khoản thanh toán theo quy định, cần chuẩn bị tài liệu chứng minh trong hồ sơ khi thuộc trường hợp phải cung cấp.

Để biết số tiền phải nộp chính xác, nên kiểm tra thủ tục hành chính đang áp dụng tại nơi tiếp nhận hồ sơ và thông báo thu phí tương ứng.

6. Xóa đăng ký thế chấp được thể hiện trên Sổ đỏ như thế nào?

Thông tin đăng ký thế chấp và xóa đăng ký được quản lý, cập nhật theo quy định về đăng ký biện pháp bảo đảm và hồ sơ địa chính. Cách thể hiện thông tin trên Giấy chứng nhận cần được xem xét cùng cơ sở dữ liệu đất đai và quy định hiện hành về mẫu Giấy chứng nhận.

Theo Thông tư số 10/2024/TT-BTNMT, thông tin liên quan đến thay đổi trên Giấy chứng nhận có thể được thể hiện theo cơ chế mã QR và nội dung thay đổi theo quy định áp dụng.

Vì vậy, người dân không nên chỉ dựa vào việc trên bản giấy không còn dòng chữ thế chấp hoặc chưa thấy nội dung mới được in trực tiếp để kết luận thủ tục đã hoàn tất hay chưa. Cần kiểm tra kết quả do cơ quan đăng ký trả và tình trạng thông tin trong cơ sở dữ liệu đăng ký.

Nếu cần sử dụng Giấy chứng nhận để giao dịch ngay sau khi xóa đăng ký, nên kiểm tra trước với cơ quan tiếp nhận hồ sơ hoặc đơn vị công chứng về tình trạng pháp lý được ghi nhận để tránh gián đoạn giao dịch.

7. Những lưu ý quan trọng khi xóa đăng ký thế chấp

Không nên tự ý bỏ qua bước xóa đăng ký sau khi trả hết nợ

Việc trả hết nợ và việc cập nhật xóa đăng ký là hai vấn đề khác nhau. Sau khi hoàn thành nghĩa vụ, người sử dụng đất nên chủ động phối hợp với bên nhận thế chấp để hoàn tất thủ tục và kiểm tra kết quả.

Không phải lúc nào người vay cũng có thể tự xóa đăng ký chỉ bằng xác nhận đã trả nợ

Nếu người yêu cầu không phải bên nhận bảo đảm và Phiếu yêu cầu không có chữ ký, con dấu của bên nhận bảo đảm theo trường hợp luật định, người yêu cầu cần có tài liệu chứng minh căn cứ xóa đăng ký. Chứng từ thanh toán khoản vay có thể hữu ích nhưng không nên mặc nhiên coi là thay thế được mọi văn bản mà pháp luật yêu cầu.

Kiểm tra đúng chủ thể ký hồ sơ

Nếu tài sản có nhiều người cùng đứng tên hoặc có nhiều bên bảo đảm, phải chú ý yêu cầu về chữ ký và đại diện. Việc thiếu chữ ký của người có liên quan có thể ảnh hưởng đến tính hợp lệ của hồ sơ.

Lưu lại chứng từ và kết quả đăng ký

Người sử dụng đất nên lưu giữ Phiếu yêu cầu, văn bản giải chấp và kết quả xóa đăng ký. Những tài liệu này có thể cần thiết khi thực hiện giao dịch tiếp theo hoặc khi phát sinh tranh chấp về tình trạng pháp lý của tài sản.

8. Kết luận

Thủ tục xóa đăng ký thế chấp Sổ đỏ năm 2026 về cơ bản gồm chuẩn bị Phiếu yêu cầu theo Mẫu số 03a, cung cấp giấy tờ liên quan theo từng trường hợp, nộp hồ sơ qua phương thức được chấp nhận và nhận kết quả từ cơ quan đăng ký có thẩm quyền.

Thời hạn giải quyết thông thường là trong ngày làm việc nhận đủ hồ sơ hợp lệ; trường hợp nhận sau 15 giờ có thể được xử lý vào ngày làm việc tiếp theo, và nếu có lý do chính đáng thì thời hạn kéo dài không quá 03 ngày làm việc theo thủ tục được công bố.

Tuy nhiên, điểm quan trọng nhất không chỉ là chuẩn bị đúng giấy tờ mà còn phải xác định đúng căn cứ xóa đăng ký và kiểm tra kết quả sau khi giải quyết. Người dân nên đối chiếu quy định đã được sửa đổi bởi Nghị định số 18/2026/NĐ-CP và thủ tục hành chính hiện hành để tránh áp dụng hướng dẫn cũ, đặc biệt về giấy tờ phải nộp, phương thức nộp hồ sơ và cơ quan tiếp nhận.

Liên hệ – Luật sư Quảng Ngãi.org