Hướng dẫn tính số ngày trốn đóng BHXH bắt buộc, BHTN theo Nghị định 274/2025/NĐ-CP (kèm ví dụ thực tế & khung xử lý)

Trốn đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc và bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là rủi ro pháp lý “đỏ” đối với doanh nghiệp vì có thể dẫn đến: (i) truy thu toàn bộ nghĩa vụ; (ii) tính khoản tiền phải nộp bổ sung theo ngày; (iii) xử phạt hành chính; và (iv) trong điều kiện nhất định, bị xem xét trách nhiệm hình sự theo Điều 216 Bộ luật Hình sự.

Nghị định 274/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 30/11/2025) đã hướng dẫn rất cụ thể cách xác định số tiền và đặc biệt là số ngày trốn đóng BHXH bắt buộc, BHTN – đây là căn cứ quan trọng để cơ quan BHXH tính khoản phải nộp theo ngày, đồng thời là nền tảng để đánh giá mức độ vi phạm.

Bài viết này cung cấp: (1) cách tính số ngày trốn đóng theo Nghị định 274; (2) nhận diện các hành vi bị coi là trốn đóng theo Luật BHXH 2024; (3) khung xử lý (truy thu – hành chính – hình sự) và các lưu ý thực tiễn giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro.

---

1. Hiểu đúng: “Trốn đóng” khác gì “chậm đóng”?

Trong quản trị nhân sự – tiền lương, nhầm lẫn giữa chậm đóng và trốn đóng là nguyên nhân khiến doanh nghiệp đánh giá sai rủi ro.

• Chậm đóng: là tình trạng chưa đóng/đóng chưa đủ đúng hạn nhưng chưa hội đủ dấu hiệu để “chuyển hóa” thành trốn đóng theo tiêu chí luật định (thường gắn với mốc thời gian và/hoặc yếu tố đôn đốc).
• Trốn đóng: là hành vi thuộc các trường hợp được Luật BHXH 2024 liệt kê (Điều 39) – có tính chất nghiêm trọng hơn, gắn với các mốc “sau 60 ngày” và trong một số trường hợp phải có “đã được đôn đốc”.

Vì sao phải phân biệt? Vì “số ngày trốn đóng” không chỉ dùng để tính khoản phải nộp theo ngày, mà còn ảnh hưởng đến đánh giá tính chất vi phạm, nguy cơ xử phạt tăng nặng và rủi ro hình sự trong trường hợp đủ điều kiện.

---

2. Những hành vi nào được xem là trốn đóng BHXH bắt buộc, BHTN?

Theo Luật BHXH 2024, “trốn đóng” là hành vi của người sử dụng lao động nhằm không đóng hoặc đóng không đầy đủ BHXH, BHTN cho người lao động và rơi vào một trong các nhóm hành vi điển hình dưới đây:

2.1. Không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia (quá mốc 60 ngày)

• Sau 60 ngày kể từ khi hết thời hạn phải đăng ký tham gia BHXH bắt buộc mà doanh nghiệp không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia.
• Sau 60 ngày kể từ khi hết thời hạn phải tham gia BHTN theo pháp luật về việc làm mà doanh nghiệp không đăng ký hoặc đăng ký không đầy đủ số người phải tham gia.

2.2. Đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng thấp hơn quy định

• Đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp hơn mức luật định.
• Đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng BHTN thấp hơn quy định của pháp luật về BHTN.

2.3. Không đóng/đóng không đầy đủ số tiền đã đăng ký (quá mốc 60 ngày) và đã được đôn đốc

• Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền BHXH bắt buộc đã đăng ký sau 60 ngày kể từ thời hạn đóng chậm nhất và đã được cơ quan có thẩm quyền đôn đốc.
• Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền BHTN đã đăng ký sau 60 ngày kể từ thời hạn đóng chậm nhất theo quy định về BHTN và đã được đôn đốc.

Ngoài ra, Luật BHXH 2024 còn mở rộng nhóm “các trường hợp khác” được Chính phủ quy định chi tiết – và Nghị định 274/2025/NĐ-CP là văn bản hướng dẫn trực tiếp cho phần này.

---

3. Hướng dẫn tính số ngày trốn đóng theo Nghị định 274/2025/NĐ-CP

Về kỹ thuật, “số ngày trốn đóng” là số ngày được tính từ mốc bắt đầu (start date) cho đến khi doanh nghiệp đóng đủ khoản phải đóng hoặc cơ quan BHXH xác định đến thời điểm chốt số liệu (tùy vụ việc). Nghị định 274 đã hướng dẫn chi tiết mốc bắt đầu cho từng nhóm hành vi.

3.1. Quy tắc chung: bắt đầu từ ngày sau thời hạn đóng chậm nhất

Nguyên tắc nền tảng: số ngày trốn đóng được xác định bắt đầu từ ngày sau thời hạn đóng BHXH chậm nhất theo Luật BHXH hoặc ngày sau thời hạn đóng BHTN chậm nhất theo pháp luật về BHTN.

Hiểu đơn giản: nếu hạn cuối là ngày X, thì số ngày trốn đóng bắt đầu tính từ ngày X+1.

3.2. Trường hợp trốn đóng do “đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng thấp hơn quy định”

Đây là nhóm hành vi đặc thù vì doanh nghiệp vẫn có đóng, nhưng đóng “thiếu” do khai mức lương đóng thấp hơn. Nghị định 274 hướng dẫn cách xác định mốc bắt đầu tính ngày trốn đóng theo phương thức đóng:

(a) Doanh nghiệp đóng theo phương thức hằng tháng

Số ngày trốn đóng được tính bắt đầu từ sau ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tháng phát sinh tiền lương đã đăng ký làm căn cứ đóng thấp hơn quy định.

Ví dụ 1 (đóng hằng tháng):
Tháng 3/2026 phát sinh tiền lương thực tế 15 triệu nhưng doanh nghiệp đăng ký mức lương đóng thấp hơn. Theo quy tắc trên, mốc bắt đầu tính số ngày trốn đóng là ngày 01/05/2026 (vì “tháng tiếp theo” là tháng 4/2026, “ngày cuối cùng” là 30/04/2026, bắt đầu từ ngày sau đó).

(b) Doanh nghiệp đóng theo chu kỳ 03 tháng hoặc 06 tháng một lần

Số ngày trốn đóng bắt đầu từ sau ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng mà doanh nghiệp đã đăng ký mức lương làm căn cứ đóng thấp hơn quy định.

Ví dụ 2 (đóng theo quý):
Doanh nghiệp đóng theo quý I/2026 (01-03/2026). Trong chu kỳ này doanh nghiệp đăng ký mức lương đóng thấp hơn quy định. “Tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ” là tháng 4/2026, ngày cuối cùng là 30/04/2026 → mốc tính số ngày trốn đóng là 01/05/2026.

Lưu ý thực tiễn: Nhóm hành vi “đóng thiếu do khai lương thấp” thường phát sinh trong: (i) trả lương thực lĩnh cao hơn lương đóng; (ii) “tách lương” thiếu cơ sở; (iii) áp sai mức lương tối thiểu/không cập nhật thang bảng lương; (iv) không rà soát hợp đồng lao động và phụ cấp tính đóng.

3.3. Trường hợp trốn đóng do “không đóng/đóng không đủ số tiền đã đăng ký” và đã được đôn đốc

Nghị định 274 tách làm 02 tình huống tùy thời điểm cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản đôn đốc (trong hay sau 45 ngày kể từ sau thời hạn đóng chậm nhất):

(a) Đã được đôn đốc trong thời hạn 45 ngày kể từ sau thời hạn đóng chậm nhất

Số ngày trốn đóng được tính bắt đầu từ sau 60 ngày kể từ sau thời hạn đóng chậm nhất (BHXH) hoặc sau thời hạn đóng chậm nhất (BHTN).

Ví dụ 3:
Hạn chậm nhất đóng BHXH là 31/01/2026. Cơ quan BHXH đôn đốc vào 20/02/2026 (nằm trong 45 ngày kể từ sau 31/01). Khi đó, mốc tính “trốn đóng” bắt đầu từ ngày 02/04/2026 (tương ứng “sau 60 ngày kể từ sau thời hạn đóng chậm nhất”).

(b) Đã được đôn đốc sau 45 ngày kể từ sau thời hạn đóng chậm nhất

Số ngày trốn đóng được tính bắt đầu từ ngày thứ 15 kể từ ngày ban hành văn bản đôn đốc.

Ví dụ 4:
Hạn chậm nhất đóng BHXH là 31/01/2026. Cơ quan BHXH ban hành văn bản đôn đốc ngày 25/03/2026 (đã “sau 45 ngày”). Khi đó, mốc tính “trốn đóng” bắt đầu từ ngày 09/04/2026 (ngày thứ 15 kể từ 25/03/2026).

Vì sao có quy tắc 15 ngày? Đây là cơ chế cân bằng: cơ quan BHXH đôn đốc muộn thì doanh nghiệp vẫn có một “khoảng thời gian phản hồi/khắc phục” nhất định trước khi bị xác định chính thức bước sang giai đoạn trốn đóng theo cách tính ngày.

3.4. Bảng tóm tắt nhanh (dễ dùng cho HR/Payroll)

• Quy tắc chung: bắt đầu từ ngày sau hạn đóng chậm nhất.
• Khai lương thấp (đóng hằng tháng): bắt đầu từ ngày sau ngày cuối cùng của tháng tiếp theo tháng phát sinh lương khai thấp.
• Khai lương thấp (đóng 3/6 tháng): bắt đầu từ ngày sau ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ đóng khai thấp.
• Không đóng/đóng thiếu đã đăng ký + đôn đốc trong 45 ngày: bắt đầu từ sau 60 ngày kể từ sau hạn đóng chậm nhất.
• Không đóng/đóng thiếu đã đăng ký + đôn đốc sau 45 ngày: bắt đầu từ ngày thứ 15 kể từ ngày ban hành văn bản đôn đốc.

---

4. “Số ngày trốn đóng” dùng để làm gì? (và vì sao doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý)

Số ngày trốn đóng là dữ liệu trung tâm để cơ quan BHXH:

• Tính khoản tiền phải nộp theo ngày (thường thể hiện dưới dạng mức %/ngày trên số tiền trốn đóng);
• Xác định tính kéo dài của hành vi (tác động đến mức độ xử lý);
• Làm căn cứ đối chiếu khi doanh nghiệp giải trình nguyên nhân, hồ sơ khắc phục;
• Đánh giá dấu hiệu chuyển từ “vi phạm hành chính” sang “nguy cơ hình sự” khi hội đủ điều kiện theo pháp luật hình sự.

Khuyến nghị quản trị: Doanh nghiệp nên nội bộ hóa quy trình kiểm soát với các mốc: hạn đóng – phát sinh nợ – văn bản đôn đốc – thời điểm khắc phục. Chỉ cần chậm phản ứng vài tuần có thể khiến vi phạm “chuyển trạng thái” sang trốn đóng theo cách tính ngày của Nghị định 274.

---

5. Trốn đóng BHXH bắt buộc, BHTN bị xử lý như thế nào?

Khung xử lý thực tế thường đi theo 03 lớp: (i) truy thu + khoản phải nộp theo ngày; (ii) xử phạt hành chính; và (iii) xử lý hình sự nếu đủ điều kiện.

5.1. Lớp 1: Buộc đóng đủ và nộp khoản tính theo ngày

Về nguyên tắc, khi bị xác định có hành vi trốn đóng, doanh nghiệp có thể bị áp dụng biện pháp:

• Buộc đóng đủ số tiền trốn đóng vào quỹ BHXH, quỹ BHTN;
• Đồng thời nộp khoản tiền phát sinh tính theo ngày trên số tiền và số ngày trốn đóng theo cơ chế pháp luật quy định.

Đây là nghĩa vụ có tính “khôi phục” nhằm bảo vệ quyền lợi người lao động trước tiên.

5.2. Lớp 2: Xử phạt vi phạm hành chính (nếu chưa đến mức truy cứu hình sự)

Trong nhiều trường hợp, hành vi trốn đóng (hoặc hành vi liên quan đến đóng BHXH, BHTN) có thể bị xử phạt hành chính theo quy định về xử phạt trong lĩnh vực lao động và BHXH (thực tiễn hiện nay thường áp dụng Nghị định 12/2022/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi/bổ sung nếu có).

Lưu ý quan trọng: “Bị xử phạt hành chính mà còn vi phạm” là một trong những điều kiện then chốt để cấu thành tội phạm theo Điều 216 BLHS trong một số trường hợp. Vì vậy, doanh nghiệp cần coi quyết định xử phạt hành chính như một “cảnh báo đỏ”, phải khắc phục dứt điểm và xây hệ thống phòng ngừa tái phạm.

5.3. Lớp 3: Khung hình phạt hình sự theo Điều 216 Bộ luật Hình sự

Khi hành vi trốn đóng có tính chất gian dối/thủ đoạn, kéo dài và đạt các ngưỡng luật định (về thời gian, số tiền, số lao động) và/hoặc tái phạm sau xử phạt hành chính, chủ thể vi phạm có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 216 BLHS.

(a) Đối với cá nhân có nghĩa vụ đóng

• Khung 1: phạt tiền, cải tạo không giam giữ hoặc phạt tù (áp dụng khi trốn đóng từ 06 tháng trở lên và thuộc các trường hợp luật định, thường gắn với điều kiện “đã bị xử phạt hành chính mà còn vi phạm”, ngưỡng tiền/nhân sự).
• Khung 2: phạt tiền cao hơn hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm (khi có tình tiết tăng nặng như phạm tội nhiều lần, số tiền lớn hơn, số lao động nhiều hơn, hoặc không nộp khoản đã khấu trừ/đã thu của NLĐ).
• Khung 3: phạt tiền rất lớn hoặc phạt tù từ 02 năm đến 07 năm (khi số tiền đặc biệt lớn, số lao động rất lớn hoặc thuộc trường hợp nghiêm trọng theo luật).
• Hình phạt bổ sung: có thể bị phạt tiền bổ sung, cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.

(b) Đối với pháp nhân thương mại

Pháp nhân thương mại phạm tội theo Điều 216 BLHS có thể bị phạt tiền theo các khung tương ứng (tăng dần theo mức độ), ngoài ra còn có thể bị áp dụng các biện pháp theo pháp luật hình sự đối với pháp nhân trong trường hợp đặc biệt nghiêm trọng.

Góc nhìn thực tiễn: Khi xem xét nguy cơ hình sự, cơ quan tiến hành tố tụng thường nhìn vào “chuỗi hành vi”: có yếu tố gian dối/che giấu không, có khấu trừ tiền của NLĐ nhưng không nộp không, kéo dài bao lâu, giá trị trốn đóng bao nhiêu, ảnh hưởng quyền lợi NLĐ thế nào, và có tái phạm sau xử phạt hành chính hay không.

---

6. Checklist phòng ngừa rủi ro trốn đóng (khuyến nghị cho doanh nghiệp)

6.1. Kiểm soát dữ liệu đóng theo 03 trục

• Trục con người: danh sách lao động thuộc diện bắt buộc, tình trạng hợp đồng, thời điểm phát sinh nghĩa vụ.
• Trục tiền lương: lương làm căn cứ đóng, phụ cấp tính đóng, biến động lương theo tháng/quý.
• Trục thời hạn: hạn đóng chậm nhất, thời điểm phát sinh nợ, thời điểm nhận văn bản đôn đốc.

6.2. Khi nhận văn bản đôn đốc: phải làm gì trong 72 giờ đầu?

• Đối chiếu ngay số liệu cơ quan BHXH thông báo với sổ sách nội bộ;
• Khoanh vùng nguyên nhân: thiếu lao động tham gia hay khai lương thấp hay không nộp đúng hạn;
• Lập kế hoạch đóng khắc phục theo mốc ngày (ưu tiên “cắt” số ngày trốn đóng càng sớm càng tốt);
• Chuẩn bị hồ sơ giải trình, nhất là khi có lý do bất khả kháng hoặc sai sót hệ thống.

6.3. Tránh “điểm rơi” dễ bị coi là gian dối

• Không ký phụ lục “tách lương” thiếu căn cứ;
• Không để tình trạng khấu trừ tiền BHXH/BHTN của NLĐ nhưng không nộp;
• Không để hợp đồng lao động và bảng lương mâu thuẫn kéo dài.

---

7. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

7.1. Doanh nghiệp đóng thiếu do nhầm mức lương tối thiểu vùng, có bị coi là trốn đóng không?

Tùy bản chất. Nếu việc đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng thấp hơn quy định và rơi vào trường hợp luật định, vẫn có thể bị xem là hành vi trốn đóng theo nhóm “khai lương thấp”. Tuy nhiên, khả năng xử lý cụ thể còn phụ thuộc vào dữ liệu, thời gian, cách khắc phục và hồ sơ giải trình.

7.2. Nếu doanh nghiệp bị đôn đốc muộn (sau 45 ngày), tại sao lại tính trốn đóng từ ngày thứ 15 kể từ ngày đôn đốc?

Đây là quy tắc riêng của Nghị định 274 nhằm tạo “khoảng phản hồi/khắc phục” hợp lý cho doanh nghiệp trong trường hợp cơ quan đôn đốc ban hành muộn.

7.3. Có cách nào giảm số ngày trốn đóng không?

Cách duy nhất là khắc phục càng sớm càng tốt (đóng đủ và đúng), đồng thời phối hợp đối chiếu số liệu với cơ quan BHXH để chốt đúng mốc thời gian phát sinh. Các giải pháp “đi vòng” thường làm tăng rủi ro bị đánh giá có yếu tố gian dối.

---

Kết luận

Nghị định 274/2025/NĐ-CP đã thiết kế một “công thức pháp lý” tương đối rõ để xác định số ngày trốn đóng BHXH bắt buộc, BHTN theo từng nhóm hành vi. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các mốc: hạn đóng chậm nhất, mốc 60 ngày, thời điểm đôn đốc và quy tắc 15 ngày (nếu đôn đốc sau 45 ngày). Việc nắm chắc cách tính ngày giúp doanh nghiệp chủ động dự báo nghĩa vụ tài chính, tránh vi phạm kéo dài và giảm thiểu nguy cơ xử lý nghiêm trọng, bao gồm cả rủi ro hình sự theo Điều 216 BLHS.

Nếu doanh nghiệp đang có dấu hiệu chậm đóng/trốn đóng hoặc nhận văn bản đôn đốc, nên tham vấn luật sư sớm để đánh giá đúng hành vi, lên phương án khắc phục và xây dựng hồ sơ giải trình phù hợp, tránh “trượt” sang nhóm rủi ro cao.