Người lao động tự ý nghỉ việc, không báo trước có thể gặp khó khăn khi yêu cầu công ty xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội (BHXH). Tuy nhiên, nghỉ ngang không đồng nghĩa với việc người lao động mất quyền được xác nhận quá trình tham gia BHXH. Vậy người lao động có thể tự chốt sổ hay không, và cần làm gì nếu công ty cố tình không giải quyết?

1. Người lao động nghỉ ngang có được tự chốt sổ BHXH không?

Về nguyên tắc, người lao động không thể tự mình hoàn tất toàn bộ thủ tục chốt sổ BHXH thay cho người sử dụng lao động trong trường hợp thông thường. Trách nhiệm xác nhận thời gian đóng BHXH khi chấm dứt hợp đồng được pháp luật giao cho người sử dụng lao động phối hợp với cơ quan BHXH thực hiện.

Cụ thể, khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại các giấy tờ bản chính đã giữ của người lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt. Đồng thời, khoản 3 Điều 13 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2024 quy định người sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan BHXH xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng hoặc thôi việc theo quy định pháp luật.

Như vậy, người lao động có thể chủ động liên hệ công ty cũ, gửi yêu cầu bằng văn bản, kiểm tra thông tin đóng BHXH và đề nghị cơ quan BHXH hướng dẫn khi phát sinh vướng mắc. Tuy nhiên, những việc này không đồng nghĩa với việc người lao động tự thay thế được toàn bộ thủ tục mà người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện.

Nghỉ ngang có làm mất quyền được chốt sổ BHXH không?

Cần phân biệt hai vấn đề pháp lý: trách nhiệm của người lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật và trách nhiệm của công ty trong việc xác nhận thời gian đóng BHXH.

Theo Điều 39 Bộ luật Lao động năm 2019, việc đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật được xác định khi người lao động chấm dứt hợp đồng không đúng quy định tại các điều 35, 36 và 37 của Bộ luật này. Vì vậy, không phải mọi trường hợp nghỉ việc mà không quay lại công ty đều mặc nhiên là nghỉ trái pháp luật; cần xem xét lý do chấm dứt hợp đồng, quyền đơn phương chấm dứt của người lao động và nghĩa vụ báo trước có áp dụng trong trường hợp cụ thể hay không.

Trong trường hợp người lao động thực sự đơn phương chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, Điều 40 Bộ luật Lao động năm 2019 quy định các nghĩa vụ có thể phát sinh, bao gồm: không được trợ cấp thôi việc; bồi thường nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động; bồi thường khoản tiền tương ứng với tiền lương theo hợp đồng trong những ngày không báo trước; và hoàn trả chi phí đào tạo nếu đáp ứng điều kiện luật định.

Tuy nhiên, các nghĩa vụ này không làm mất đi trách nhiệm của người sử dụng lao động trong việc xác nhận thời gian đóng BHXH. Công ty không nên lấy lý do người lao động nghỉ ngang để giữ hồ sơ BHXH vô thời hạn hoặc đặt điều kiện phải bồi thường xong mới thực hiện thủ tục xác nhận.

Nếu công ty cho rằng người lao động gây thiệt hại hoặc còn nghĩa vụ tài chính, hai bên cần xác định căn cứ, mức bồi thường và cách giải quyết theo quy định pháp luật. Tranh chấp về bồi thường không nên bị đánh đồng với thủ tục xác nhận quá trình tham gia BHXH của người lao động.

2. Nghỉ ngang, công ty không chốt sổ BHXH thì phải làm gì?

Khi công ty không thực hiện thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, người lao động nên xử lý theo hướng lưu lại chứng cứ, yêu cầu công ty giải quyết trước và lựa chọn cơ quan có thẩm quyền nếu quyền lợi vẫn không được bảo đảm.

Bước 1: Kiểm tra quá trình đóng BHXH và tình trạng báo giảm lao động

Trước khi khiếu nại, người lao động nên kiểm tra thông tin tham gia BHXH của mình để xác định chính xác vấn đề đang vướng mắc. Trên thực tế, không phải trường hợp nào chưa chốt sổ cũng xuất phát từ việc công ty cố tình gây khó khăn. Có trường hợp doanh nghiệp chưa hoàn thành thủ tục báo giảm lao động; có trường hợp dữ liệu đóng BHXH chưa được cập nhật đầy đủ; cũng có trường hợp doanh nghiệp còn nợ tiền đóng BHXH dẫn đến việc xác nhận quá trình đóng gặp vướng mắc.

Người lao động nên kiểm tra các thông tin sau:

Thời gian tham gia BHXH tại công ty cũ đã được ghi nhận đầy đủ hay chưa.

Công ty đã thực hiện thủ tục báo giảm lao động hay chưa.

Quá trình đóng BHXH có tháng nào chưa được ghi nhận hoặc đang bị gián đoạn không.

Công ty đã nộp đủ số tiền BHXH phải đóng cho người lao động hay còn nợ.

Hồ sơ đang bị vướng ở phía doanh nghiệp hay cần cơ quan BHXH kiểm tra, hướng dẫn thêm.

Việc xác định đúng nguyên nhân rất quan trọng. Nếu doanh nghiệp chưa báo giảm, người lao động cần yêu cầu doanh nghiệp thực hiện thủ tục này. Nếu có thời gian chưa được ghi nhận do doanh nghiệp nợ tiền BHXH, cần làm rõ khoản nợ và đề nghị cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn biện pháp bảo vệ quyền lợi. Không nên mặc nhiên cho rằng chỉ cần có sổ BHXH bản giấy là toàn bộ quá trình đóng đã được xác nhận đầy đủ.

Bước 2: Gửi yêu cầu bằng văn bản cho công ty cũ

Người lao động nên gửi yêu cầu bằng văn bản đến công ty, đề nghị hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ liên quan nếu công ty đang giữ.

Nội dung yêu cầu nên thể hiện rõ họ tên, thông tin nhận diện người lao động, thời gian làm việc tại doanh nghiệp, ngày chấm dứt công việc và đề nghị cụ thể về việc báo giảm, xác nhận thời gian đóng BHXH hoặc xử lý dữ liệu còn thiếu.

Nên gửi qua phương thức có thể lưu lại bằng chứng như thư điện tử, bưu gửi có xác nhận hoặc hình thức văn bản khác phù hợp. Nếu công ty trả lời rằng chỉ chốt sổ sau khi người lao động bồi thường, hãy đề nghị công ty nêu rõ căn cứ pháp lý và các khoản tiền mà công ty cho rằng người lao động còn phải thực hiện.

Cách làm này giúp xác định rõ yêu cầu đã được gửi đến doanh nghiệp và tạo căn cứ khiếu nại hoặc khởi kiện nếu cần thiết. Người lao động cũng nên lưu giữ hợp đồng lao động, quyết định hoặc thông báo chấm dứt hợp đồng nếu có, bảng lương, chứng từ đóng BHXH, tin nhắn trao đổi và các tài liệu thể hiện việc công ty từ chối giải quyết.

Bước 3: Khiếu nại nếu công ty không thực hiện trách nhiệm

Nếu đã yêu cầu nhưng công ty vẫn không giải quyết, người lao động có thể cân nhắc thực hiện thủ tục khiếu nại theo quy định pháp luật.

Trước hết, người lao động có thể khiếu nại lần đầu đến người sử dụng lao động hoặc người có thẩm quyền giải quyết khiếu nại trong doanh nghiệp, trình bày rõ hành vi bị khiếu nại, yêu cầu giải quyết và tài liệu chứng minh. Nội dung khiếu nại nên tập trung vào việc doanh nghiệp không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, không trả giấy tờ hoặc không thực hiện nghĩa vụ liên quan khi hợp đồng lao động chấm dứt.

Nếu không đồng ý với kết quả giải quyết hoặc hết thời hạn mà khiếu nại không được giải quyết, người lao động có thể xem xét khiếu nại tiếp theo đúng trình tự, thẩm quyền hiện hành hoặc lựa chọn khởi kiện tại Tòa án khi đủ điều kiện.

Cần lưu ý, cơ quan tiếp nhận khiếu nại và cơ quan có thẩm quyền giải quyết ở từng cấp phải được xác định theo quy định đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện. Không nên máy móc sử dụng tên cơ quan hoặc chức danh trong các bài hướng dẫn cũ, bởi cơ cấu tổ chức và thẩm quyền quản lý nhà nước đã có thay đổi.

Bước 4: Khởi kiện tại Tòa án khi cần thiết

Nếu doanh nghiệp vẫn không thực hiện trách nhiệm và việc khiếu nại không giải quyết được tranh chấp, người lao động có thể cân nhắc khởi kiện tại Tòa án có thẩm quyền, yêu cầu doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ theo pháp luật.

Điểm cần chú ý là tranh chấp về BHXH và tranh chấp về đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động có thể liên quan với nhau nhưng không hoàn toàn giống nhau. Người lao động cần xác định rõ yêu cầu khởi kiện: yêu cầu xác nhận thời gian đóng BHXH, yêu cầu trả lại giấy tờ, yêu cầu thanh toán quyền lợi còn thiếu hay yêu cầu giải quyết khoản bồi thường phát sinh từ việc chấm dứt hợp đồng.

Việc xác định đúng yêu cầu và chuẩn bị chứng cứ ngay từ đầu sẽ giúp quá trình giải quyết tập trung vào vấn đề thực sự cần xử lý. Khi xác định Tòa án có thẩm quyền, cần áp dụng quy định tố tụng và cơ cấu Tòa án hiện hành, không mặc nhiên sử dụng hướng dẫn cũ về Tòa án nhân dân cấp huyện.

3. Công ty không chốt sổ BHXH cho người lao động bị xử phạt thế nào?

Pháp luật không chỉ quy định trách nhiệm của doanh nghiệp mà còn đặt ra chế tài đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại giấy tờ cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng.

Theo Điều 18 Nghị định số 283/2026/NĐ-CP, hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại giấy tờ bản chính đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng có thể bị xử phạt theo số lượng người lao động bị vi phạm. Mức phạt được quy định theo các nhóm:

Vi phạm từ 01 đến 10 người lao động: phạt từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng.

Vi phạm từ 11 đến 50 người lao động: phạt từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

Vi phạm từ 51 đến 100 người lao động: phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

Vi phạm từ 101 đến 300 người lao động: phạt từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

Vi phạm từ 301 người lao động trở lên: phạt từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.

Mức phạt nêu trên là mức áp dụng đối với cá nhân; trường hợp chủ thể vi phạm là tổ chức thì mức phạt tiền áp dụng theo quy định tương ứng đối với tổ chức, thông thường gấp đôi mức phạt đối với cá nhân. Khi xem xét một vụ việc cụ thể, cần đối chiếu đúng hành vi vi phạm, số người lao động bị ảnh hưởng và quy định xử phạt đang có hiệu lực.

Việc bị xử phạt hành chính không đồng nghĩa với việc tranh chấp của người lao động tự động được giải quyết xong. Nếu công ty vẫn chưa hoàn tất thủ tục hoặc dữ liệu đóng BHXH còn thiếu, người lao động vẫn cần tiếp tục yêu cầu thực hiện nghĩa vụ và sử dụng cơ chế khiếu nại, khởi kiện phù hợp để bảo vệ quyền lợi của mình.

4. Một số lưu ý để bảo vệ quyền lợi khi nghỉ ngang

Thứ nhất, người lao động cần đánh giá đúng việc nghỉ ngang có trái pháp luật hay không. Bộ luật Lao động năm 2019 cho phép người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng trong những trường hợp luật định; với một số trường hợp, người lao động không phải báo trước. Vì vậy, cần căn cứ vào lý do nghỉ việc và điều kiện cụ thể thay vì chỉ dựa vào việc có quay lại công ty hay không.

Thứ hai, nếu nghỉ việc trái pháp luật, người lao động nên chủ động làm rõ nghĩa vụ bồi thường có thể phát sinh. Việc bỏ qua nghĩa vụ này có thể dẫn đến tranh chấp riêng với doanh nghiệp. Tuy nhiên, không nên chấp nhận yêu cầu bồi thường không có căn cứ hoặc tự động đồng ý với mọi khoản tiền mà công ty đưa ra.

Thứ ba, cần phân biệt việc công ty chưa xác nhận thời gian đóng BHXH với việc công ty còn nợ tiền BHXH. Hai tình huống có thể dẫn đến những cách xử lý khác nhau. Nếu doanh nghiệp nợ đóng, người lao động cần đề nghị cơ quan BHXH kiểm tra dữ liệu, làm rõ thời gian và số tiền còn thiếu để xác định phương án bảo vệ quyền lợi.

Cuối cùng, nên lưu giữ đầy đủ chứng cứ về quá trình làm việc, tiền lương, thời gian tham gia BHXH và các yêu cầu đã gửi cho doanh nghiệp. Đây là cơ sở quan trọng khi cần khiếu nại hoặc khởi kiện.

Kết luận

Người lao động nghỉ ngang thông thường không thể tự mình thay thế toàn bộ thủ tục chốt sổ BHXH mà người sử dụng lao động có trách nhiệm thực hiện. Tuy nhiên, việc nghỉ ngang không đồng nghĩa với mất quyền được xác nhận quá trình đóng BHXH. Nếu chấm dứt hợp đồng trái pháp luật, người lao động có thể phải thực hiện các nghĩa vụ bồi thường theo Điều 40 Bộ luật Lao động năm 2019; đồng thời, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện trách nhiệm về xác nhận thời gian đóng BHXH theo quy định.

Khi công ty không giải quyết, người lao động nên kiểm tra dữ liệu đóng BHXH, gửi yêu cầu bằng văn bản, lưu giữ chứng cứ và cân nhắc khiếu nại hoặc khởi kiện nếu cần thiết. Cách xử lý đúng không chỉ giúp hạn chế tranh chấp với công ty cũ mà còn góp phần bảo vệ quyền lợi BHXH trong quá trình làm việc sau này.

Từ khóa SEO: nghỉ ngang có được tự chốt sổ BHXH không; công ty không chốt sổ BHXH phải làm sao; nghỉ việc không báo trước; trách nhiệm chốt sổ BHXH; xử phạt công ty không chốt sổ BHXH.

Mô tả SEO: Người lao động nghỉ ngang có tự chốt sổ BHXH được không? Tìm hiểu trách nhiệm của công ty, nghĩa vụ khi nghỉ việc trái pháp luật và cách xử lý khi doanh nghiệp không xác nhận thời gian đóng BHXH theo quy định năm 2026.