Hợp đồng lao động là căn cứ quan trọng xác lập quyền và nghĩa vụ giữa người lao động và người sử dụng lao động. Một hợp đồng được soạn thảo không đầy đủ, xác định sai loại hợp đồng hoặc có điều khoản trái pháp luật có thể làm phát sinh tranh chấp về tiền lương, thời giờ làm việc, bảo hiểm, chấm dứt hợp đồng và trách nhiệm bồi thường.

Vì vậy, trước khi ký kết hợp đồng lao động, cả doanh nghiệp và người lao động cần kiểm tra kỹ hình thức hợp đồng, thời hạn, nội dung công việc, tiền lương, thời gian thử việc cũng như thẩm quyền của người ký.

1. Thế nào là hợp đồng lao động?

Theo Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động cũng như quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.

Đáng chú ý, pháp luật xác định bản chất của quan hệ lao động dựa trên nội dung thực tế chứ không chỉ căn cứ vào tên gọi của hợp đồng. Vì vậy, nếu hai bên ký văn bản với tên gọi như “hợp đồng cộng tác viên”, “hợp đồng dịch vụ” hoặc tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện có việc làm được trả công, trả lương và người lao động chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì văn bản đó vẫn có thể được xác định là hợp đồng lao động.

Quy định này có ý nghĩa quan trọng trong thực tế bởi doanh nghiệp không thể chỉ thay đổi tên gọi hợp đồng để loại trừ các quyền của người lao động nếu bản chất quan hệ giữa hai bên thực sự là quan hệ lao động.

2. Hợp đồng lao động phải được lập bằng hình thức nào?

Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, về nguyên tắc, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được lập thành 02 bản, trong đó người lao động giữ 01 bản và người sử dụng lao động giữ 01 bản.

Hợp đồng cũng có thể được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật về giao dịch điện tử. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản khi đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp luật quy định.

Đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, hai bên có thể giao kết bằng lời nói, ngoại trừ một số trường hợp đặc biệt mà Bộ luật Lao động bắt buộc phải giao kết bằng văn bản.

Trong thực tế quản trị doanh nghiệp, kể cả khi pháp luật cho phép thỏa thuận bằng lời nói, việc lập hợp đồng bằng văn bản vẫn nên được ưu tiên bởi đây là căn cứ quan trọng để chứng minh quyền, nghĩa vụ của các bên khi có tranh chấp.

3. Hiện nay có những loại hợp đồng lao động nào?

Bộ luật Lao động 2019 chỉ còn quy định hai loại hợp đồng lao động.

Hợp đồng lao động không xác định thời hạn là hợp đồng trong đó các bên không xác định thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.

Hợp đồng lao động xác định thời hạn là hợp đồng trong đó hai bên xác định thời hạn và thời điểm chấm dứt hợp đồng, nhưng thời hạn không được vượt quá 36 tháng kể từ thời điểm hợp đồng có hiệu lực.

Như vậy, loại “hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định” như pháp luật lao động trước đây không còn là một loại hợp đồng lao động độc lập.

Doanh nghiệp cũng cần đặc biệt lưu ý khi hợp đồng xác định thời hạn hết hạn nhưng người lao động vẫn tiếp tục làm việc. Khi đó, việc ký hợp đồng mới và xác định loại hợp đồng tiếp theo phải tuân thủ Điều 20 Bộ luật Lao động; không thể liên tục ký hợp đồng xác định thời hạn mà không giới hạn trong mọi trường hợp.

4. Hợp đồng lao động cần có những nội dung gì?

Điều 21 Bộ luật Lao động quy định hợp đồng lao động phải có những nội dung chủ yếu liên quan trực tiếp đến quan hệ làm việc của hai bên.

Trong đó, hợp đồng cần xác định rõ thông tin của người sử dụng lao động và người lao động; công việc phải thực hiện; địa điểm làm việc; thời hạn hợp đồng; mức lương theo công việc hoặc chức danh; hình thức và thời hạn trả lương; phụ cấp và các khoản bổ sung khác; chế độ nâng bậc, nâng lương; thời giờ làm việc, nghỉ ngơi; trang bị bảo hộ lao động; chế độ bảo hiểm và nội dung về đào tạo, nâng cao trình độ, kỹ năng nghề.

Trong thực tế, tranh chấp thường phát sinh khi hợp đồng mô tả công việc quá chung chung hoặc tiền lương chỉ ghi một con số tổng mà không làm rõ lương theo công việc, phụ cấp và các khoản bổ sung. Vì vậy, doanh nghiệp nên thể hiện các nội dung này đủ rõ để có thể xác định được nghĩa vụ của mỗi bên.

5. Cần kiểm tra người ký hợp đồng có đúng thẩm quyền không?

Đây là vấn đề thường bị bỏ qua khi giao kết hợp đồng lao động.

Phía người sử dụng lao động phải do người có thẩm quyền theo Bộ luật Lao động trực tiếp giao kết hoặc người được ủy quyền hợp pháp thực hiện. Tương tự, về phía người lao động, việc giao kết phải do đúng chủ thể được pháp luật quy định thực hiện, đặc biệt đối với người chưa đủ 18 tuổi.

Do đó, đối với doanh nghiệp có nhiều cấp quản lý, không nên mặc nhiên cho rằng trưởng phòng nhân sự, trưởng bộ phận hoặc quản lý trực tiếp đều có quyền ký hợp đồng lao động. Nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật thì cần kiểm tra căn cứ ủy quyền.

6. Thời gian thử việc tối đa là bao lâu?

Thử việc chỉ được thực hiện một lần đối với một công việc và thời gian thử việc phụ thuộc vào tính chất, mức độ chuyên môn của vị trí tuyển dụng.

Theo Điều 25 Bộ luật Lao động, thời gian thử việc tối đa là 180 ngày đối với công việc của người quản lý doanh nghiệp theo quy định pháp luật; 60 ngày đối với công việc cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên; 30 ngày đối với công việc cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật hoặc nhân viên nghiệp vụ; và 06 ngày làm việc đối với công việc khác.

Doanh nghiệp không được kéo dài thời gian thử việc vượt quá giới hạn tương ứng hoặc yêu cầu người lao động thử việc nhiều lần cho cùng một công việc nhằm kéo dài thời gian chưa ký hợp đồng chính thức.

7. Lương thử việc ít nhất phải bằng bao nhiêu?

Theo Điều 26 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó.

Ví dụ, nếu mức lương của vị trí sau thử việc là 15 triệu đồng/tháng thì mức lương thử việc theo nguyên tắc trên không được thấp hơn 12,75 triệu đồng/tháng.

Do đó, doanh nghiệp không nên thỏa thuận một mức “lương học việc” hoặc “hỗ trợ thử việc” thấp hơn giới hạn luật định nếu bản chất người lao động đang thực hiện công việc trong thời gian thử việc.

8. Người sử dụng lao động không được làm gì khi ký hợp đồng?

Điều 17 Bộ luật Lao động quy định một số hành vi người sử dụng lao động tuyệt đối không được thực hiện khi giao kết và thực hiện hợp đồng lao động.

Trước hết, doanh nghiệp không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động. Vì vậy, doanh nghiệp có thể yêu cầu người lao động cung cấp giấy tờ để kiểm tra hoặc hoàn thiện hồ sơ nhưng không được lấy lý do quản lý nhân sự để giữ bản chính bằng đại học, căn cước hoặc hộ chiếu của người lao động.

Đồng thời, người sử dụng lao động không được yêu cầu người lao động phải đặt cọc tiền hoặc tài sản khác nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng lao động.

Ngoài ra, pháp luật cũng nghiêm cấm việc buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động để trả nợ cho người sử dụng lao động.

9. Có được thỏa thuận mức lương thấp hơn mức lương tối thiểu không?

Khi giao kết hợp đồng, tiền lương là một trong những nội dung cần được kiểm tra kỹ. Mức lương theo công việc hoặc chức danh của người lao động phải tuân thủ các quy định về tiền lương và mức lương tối thiểu đang áp dụng.

Do đó, việc người lao động “đồng ý” với một điều khoản tiền lương trái với giới hạn bắt buộc của pháp luật không có nghĩa doanh nghiệp đương nhiên được miễn trách nhiệm.

Ngoài mức lương, hợp đồng cũng nên xác định rõ hình thức trả lương, kỳ hạn trả lương, phụ cấp và các khoản bổ sung khác nhằm tránh tranh chấp về sau.

10. Cần lưu ý gì trước khi ký hợp đồng lao động?

Trước khi ký, người lao động nên đọc kỹ toàn bộ nội dung thay vì chỉ quan tâm đến mức lương. Đặc biệt cần kiểm tra chức danh, phạm vi công việc, địa điểm làm việc, thời gian làm việc, thời hạn hợp đồng, thời gian thử việc, tiền lương, chế độ bảo hiểm và điều kiện chấm dứt hợp đồng.

Ở phía doanh nghiệp, hợp đồng lao động cần thống nhất với quy chế tiền lương, nội quy lao động và các chính sách nhân sự đang áp dụng. Những điều khoản sao chép từ mẫu cũ nhưng không còn phù hợp với hoạt động thực tế của doanh nghiệp có thể trở thành nguồn phát sinh tranh chấp.

Đối với những vị trí quản lý, công việc liên quan đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ hoặc người lao động được doanh nghiệp đào tạo với chi phí lớn, các bên cũng nên xem xét các thỏa thuận riêng phù hợp với pháp luật thay vì cố gắng đưa tất cả nội dung vào một điều khoản chung của hợp đồng.

11. Kết luận

Giao kết hợp đồng lao động không đơn giản chỉ là việc doanh nghiệp và người lao động ký vào một mẫu hợp đồng. Một hợp đồng phù hợp pháp luật cần xác định đúng bản chất quan hệ lao động, loại hợp đồng, thẩm quyền người ký, nội dung công việc, tiền lương, thời gian thử việc và các quyền, nghĩa vụ quan trọng của hai bên.

Đồng thời, người sử dụng lao động cần tránh những hành vi bị pháp luật nghiêm cấm như giữ bản chính giấy tờ của người lao động, yêu cầu đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng hoặc buộc người lao động làm việc để trả nợ.

Việc rà soát kỹ các nội dung ngay từ thời điểm giao kết không chỉ giúp bảo vệ quyền lợi của người lao động mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế đáng kể rủi ro tranh chấp, xử phạt và chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng lao động.

Bài viết mang tính chất cung cấp thông tin pháp lý tham khảo. Việc áp dụng đối với từng trường hợp cần căn cứ vào nội dung hợp đồng, vị trí công việc và quy định pháp luật đang có hiệu lực tại thời điểm giao kết.