Từ ngày 01/7/2025, nhiều thủ tục hành chính trong lĩnh vực đất đai có sự thay đổi do thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp và phân định lại thẩm quyền giải quyết. Trong đó, thủ tục đăng ký biến động đất đai là một trong những thủ tục người dân, doanh nghiệp thường xuyên thực hiện khi có thay đổi về người sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, diện tích, mục đích sử dụng, thông tin thửa đất hoặc các nội dung khác đã được ghi nhận trên Giấy chứng nhận.

Vậy từ ngày 01/7/2025, hồ sơ đăng ký biến động đất đai gồm những giấy tờ gì? Nộp hồ sơ ở đâu? Cơ quan nào giải quyết? Thời hạn đăng ký biến động là bao lâu? Bài viết dưới đây cập nhật quy định mới nhất theo Luật Đất đai 2024 và Nghị định 151/2025/NĐ-CP.

1. Đăng ký biến động đất đai là gì?

Đăng ký biến động đất đai là thủ tục người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất phải thực hiện khi có thay đổi so với thông tin đã được đăng ký hoặc đã được ghi nhận trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Người dân thường gọi thủ tục này bằng nhiều cách khác nhau như:

• Sang tên Sổ đỏ;
• Cập nhật biến động đất đai;
• Chỉnh lý Sổ đỏ;
• Cấp đổi Giấy chứng nhận do thay đổi thông tin;
• Đăng ký thay đổi sau khi mua bán, tặng cho, thừa kế nhà đất.

Về bản chất, đây là thủ tục nhằm cập nhật thông tin mới vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai và Giấy chứng nhận đã cấp.

2. Khi nào phải đăng ký biến động đất đai?

Người sử dụng đất phải đăng ký biến động khi có thay đổi liên quan đến quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hoặc thông tin pháp lý của thửa đất.

Một số trường hợp phổ biến gồm:

• Chuyển nhượng quyền sử dụng đất;
• Tặng cho quyền sử dụng đất;
• Nhận thừa kế quyền sử dụng đất;
• Góp vốn bằng quyền sử dụng đất;
• Chuyển quyền theo bản án, quyết định của Tòa án;
• Thay đổi thông tin người sử dụng đất;
• Thay đổi địa chỉ thửa đất do sáp nhập, sắp xếp đơn vị hành chính;
• Thay đổi diện tích, kích thước, ranh giới thửa đất;
• Đăng ký tài sản gắn liền với đất;
• Chuyển mục đích sử dụng đất thuộc trường hợp phải đăng ký biến động;
• Xác định lại diện tích đất ở;
• Thay đổi quyền sở hữu nhà ở, công trình xây dựng gắn liền với đất.

3. Hồ sơ đăng ký biến động đất đai từ ngày 01/7/2025 gồm những gì?

Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, người yêu cầu đăng ký biến động đất đai nộp 01 bộ hồ sơ. Thành phần hồ sơ cơ bản gồm:

• Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18;
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã cấp;
• Giấy tờ liên quan đến nội dung biến động;
• Văn bản về việc đại diện nếu người dân thực hiện thủ tục thông qua người đại diện.

Tùy từng trường hợp cụ thể, người dân cần bổ sung thêm giấy tờ phù hợp. Ví dụ:

• Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất đã được công chứng hoặc chứng thực;
• Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất;
• Văn bản khai nhận di sản hoặc văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế;
• Bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án;
• Quyết định thi hành án, văn bản bán đấu giá tài sản;
• Giấy tờ chứng minh thay đổi thông tin cá nhân;
• Văn bản của cơ quan có thẩm quyền về việc thay đổi địa chỉ thửa đất do sáp nhập đơn vị hành chính;
• Hồ sơ kỹ thuật thửa đất, mảnh trích đo địa chính nếu thuộc trường hợp cần đo đạc.

4. Mẫu đơn đăng ký biến động đất đai từ ngày 01/7/2025

Từ ngày 01/7/2025, đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất được thực hiện theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP.

Khi điền mẫu đơn, người dân cần lưu ý các nội dung sau:

• Ghi đúng thông tin người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất;
• Ghi đúng số phát hành, số vào sổ cấp Giấy chứng nhận;
• Nêu rõ nội dung biến động cần đăng ký;
• Kê khai đầy đủ giấy tờ nộp kèm;
• Ký tên hoặc điểm chỉ đúng tư cách người yêu cầu đăng ký;
• Trường hợp ủy quyền thì phải có giấy ủy quyền hoặc hợp đồng ủy quyền hợp lệ.

Việc kê khai không chính xác có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc kéo dài thời gian giải quyết.

5. Nộp hồ sơ đăng ký biến động đất đai ở đâu sau sáp nhập?

Sau khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, người dân có thể nộp hồ sơ đăng ký biến động đất đai tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ theo quy định tại địa phương.

Thông thường, hồ sơ được nộp tại:

• Bộ phận Một cửa theo quy định của địa phương;
• Văn phòng đăng ký đất đai;
• Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất, nếu địa phương vẫn tổ chức theo mô hình này;
• Cơ quan tiếp nhận hồ sơ được công bố trong thủ tục hành chính tại địa phương.

Trường hợp cơ quan tiếp nhận là Bộ phận Một cửa thì sau khi tiếp nhận, hồ sơ sẽ được chuyển đến Văn phòng đăng ký đất đai để xử lý theo thẩm quyền.

6. Quy trình đăng ký biến động đất đai từ ngày 01/7/2025

Bước 1: Người dân chuẩn bị và nộp 01 bộ hồ sơ

Người yêu cầu đăng ký biến động chuẩn bị 01 bộ hồ sơ theo từng trường hợp cụ thể và nộp tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp xử lý tài sản thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất, kê biên bán đấu giá tài sản để thi hành án thì việc nộp hồ sơ có thể do tổ chức thực hiện việc xử lý quyền sử dụng đất hoặc người nhận quyền sử dụng đất thực hiện.

Bước 2: Cơ quan tiếp nhận kiểm tra hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ có trách nhiệm kiểm tra thành phần hồ sơ.

Nếu hồ sơ đầy đủ, cơ quan tiếp nhận cấp Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả.

Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, cơ quan tiếp nhận trả hồ sơ kèm phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn thiện để người dân bổ sung theo quy định.

Bước 3: Chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai

Trường hợp hồ sơ được nộp tại Bộ phận Một cửa, cơ quan tiếp nhận sẽ chuyển hồ sơ đến Văn phòng đăng ký đất đai để giải quyết.

Riêng trường hợp xác định lại diện tích đất ở theo khoản 6 Điều 141 Luật Đất đai 2024 thì hồ sơ được chuyển đến cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp xã để xử lý theo thẩm quyền.

Bước 4: Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra điều kiện thực hiện quyền

Văn phòng đăng ký đất đai kiểm tra điều kiện thực hiện quyền của người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất.

Nếu không đủ điều kiện đăng ký biến động, Văn phòng đăng ký đất đai thông báo lý do và trả hồ sơ cho người yêu cầu đăng ký.

Một số trường hợp thường không đủ điều kiện gồm:

• Đất đang có tranh chấp chưa được giải quyết;
• Quyền sử dụng đất đang bị kê biên để thi hành án;
• Đất đã hết thời hạn sử dụng nhưng chưa được gia hạn;
• Hợp đồng, giao dịch không hợp lệ;
• Người chuyển quyền không có quyền thực hiện giao dịch;
• Hồ sơ không chứng minh được nội dung biến động.

Bước 5: Đo đạc, trích lục hoặc kiểm tra bản đồ địa chính nếu cần

Trường hợp thửa đất đã được cấp Giấy chứng nhận theo bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính thì Văn phòng đăng ký đất đai không phải đo đạc lại, trừ khi người sử dụng đất có nhu cầu.

Trường hợp Giấy chứng nhận đã cấp chưa sử dụng bản đồ địa chính hoặc thuộc trường hợp phải cấp mới Giấy chứng nhận thì Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện trích lục bản đồ địa chính hoặc trích đo bản đồ địa chính thửa đất theo quy định.

Bước 6: Chuyển thông tin sang cơ quan thuế

Nếu hồ sơ thuộc trường hợp phải thực hiện nghĩa vụ tài chính, Văn phòng đăng ký đất đai gửi phiếu chuyển thông tin đến cơ quan thuế để xác định nghĩa vụ tài chính.

Các khoản nghĩa vụ tài chính có thể bao gồm:

• Thuế thu nhập cá nhân;
• Lệ phí trước bạ;
• Tiền sử dụng đất;
• Tiền thuê đất;
• Phí thẩm định hồ sơ;
• Các khoản thu khác theo quy định.

Bước 7: Người dân hoàn thành nghĩa vụ tài chính

Sau khi nhận thông báo của cơ quan thuế, người dân thực hiện nộp tiền theo thông báo và nộp lại chứng từ hoàn thành nghĩa vụ tài chính theo yêu cầu.

Trường hợp được miễn thuế, miễn lệ phí trước bạ hoặc không phải thực hiện nghĩa vụ tài chính thì hồ sơ được tiếp tục xử lý theo quy định.

Bước 8: Chỉnh lý hồ sơ địa chính và trả kết quả

Văn phòng đăng ký đất đai thực hiện chỉnh lý, cập nhật biến động vào hồ sơ địa chính, cơ sở dữ liệu đất đai.

Tùy từng trường hợp, kết quả có thể là:

• Xác nhận thay đổi trên Giấy chứng nhận đã cấp;
• Cấp mới Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất;
• Cập nhật thông tin biến động vào cơ sở dữ liệu đất đai.

Sau khi hoàn tất, kết quả được trao trực tiếp cho người dân hoặc gửi về cơ quan tiếp nhận hồ sơ để trả theo giấy hẹn.

7. Đăng ký biến động do thay đổi địa chỉ thửa đất sau sáp nhập

Sau khi sắp xếp, sáp nhập đơn vị hành chính, nhiều thửa đất có thể thay đổi thông tin về địa chỉ hành chính như tên xã, phường, tỉnh, thành phố.

Trường hợp người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất có nhu cầu đăng ký biến động do thay đổi số hiệu hoặc địa chỉ thửa đất vì sắp xếp đơn vị hành chính, Văn phòng đăng ký đất đai sử dụng thông tin từ văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để giải quyết thủ tục.

Người dân cần lưu ý: Việc thay đổi địa giới hành chính, tên đơn vị hành chính không làm mất giá trị pháp lý của Giấy chứng nhận đã cấp. Tuy nhiên, nếu có nhu cầu cập nhật thông tin mới cho thuận tiện khi giao dịch, người dân có thể thực hiện thủ tục đăng ký biến động.

8. Thời hạn đăng ký biến động đất đai là bao lâu?

Theo Luật Đất đai 2024, đối với các trường hợp phải đăng ký biến động, thời hạn thực hiện là 30 ngày kể từ ngày có biến động.

Một số mốc tính thời hạn cần lưu ý:

• Đối với chuyển nhượng, tặng cho: tính từ ngày hợp đồng có hiệu lực;
• Đối với thi hành án: tính từ ngày bàn giao tài sản thi hành án hoặc tài sản bán đấu giá;
• Đối với thừa kế quyền sử dụng đất: tính từ ngày phân chia xong di sản thừa kế hoặc từ ngày bản án, quyết định của Tòa án có hiệu lực pháp luật;
• Đối với thay đổi thông tin người sử dụng đất: tính từ ngày có giấy tờ chứng minh sự thay đổi;
• Đối với biến động do quyết định của cơ quan nhà nước: tính từ ngày quyết định có hiệu lực hoặc thời điểm được xác định trong quyết định.

Việc chậm đăng ký biến động có thể dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính và gây khó khăn khi thực hiện các giao dịch tiếp theo.

9. Đăng ký biến động có phải cấp Sổ đỏ mới không?

Không phải mọi trường hợp đăng ký biến động đều được cấp Giấy chứng nhận mới.

Tùy từng nội dung biến động, cơ quan đăng ký đất đai có thể:

• Xác nhận thay đổi trực tiếp trên Giấy chứng nhận đã cấp;
• Cấp mới Giấy chứng nhận;
• Cập nhật thông tin vào hồ sơ địa chính và cơ sở dữ liệu đất đai.

Thông thường, trường hợp sang tên do chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế có thể được cấp Giấy chứng nhận mới hoặc xác nhận thay đổi tùy theo quy định và nhu cầu của người sử dụng đất.

10. Một số lưu ý khi làm thủ tục đăng ký biến động đất đai

• Kiểm tra kỹ thông tin trên Giấy chứng nhận trước khi nộp hồ sơ;
• Chuẩn bị đúng Mẫu số 18 theo quy định mới;
• Nộp hồ sơ đúng cơ quan tiếp nhận tại địa phương;
• Giữ lại giấy tiếp nhận hồ sơ và phiếu hẹn trả kết quả;
• Thực hiện nghĩa vụ tài chính đúng thời hạn;
• Trường hợp hồ sơ bị yêu cầu bổ sung, cần bổ sung đúng nội dung được yêu cầu;
• Nếu có thay đổi địa chỉ do sáp nhập, nên kiểm tra thông tin hành chính mới trước khi kê khai;
• Không nên tự ý tẩy xóa, sửa chữa thông tin trên Giấy chứng nhận.

11. Câu hỏi thường gặp

Từ ngày 01/7/2025 dùng mẫu đơn nào để đăng ký biến động đất đai?

Người dân sử dụng Đơn đăng ký biến động đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 18 ban hành kèm theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP.

Sau sáp nhập, Sổ đỏ ghi địa chỉ cũ có còn giá trị không?

Có. Việc thay đổi tên đơn vị hành chính do sáp nhập không làm mất giá trị pháp lý của Giấy chứng nhận đã cấp. Tuy nhiên, người dân có thể đăng ký biến động để cập nhật địa chỉ mới nếu có nhu cầu.

Chậm đăng ký biến động đất đai có bị phạt không?

Có thể bị xử phạt vi phạm hành chính nếu thuộc trường hợp bắt buộc phải đăng ký biến động trong thời hạn luật định nhưng không thực hiện đúng hạn.

Đăng ký biến động đất đai có cần đo đạc lại không?

Không phải trường hợp nào cũng phải đo đạc lại. Nếu thửa đất đã có bản đồ địa chính hoặc trích đo hợp lệ thì thường không cần đo đạc lại, trừ trường hợp người sử dụng đất có nhu cầu hoặc thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.

Có thể ủy quyền cho người khác đi đăng ký biến động không?

Có. Người sử dụng đất có thể ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục, nhưng phải có văn bản ủy quyền hợp lệ theo quy định pháp luật dân sự.

12. Kết luận

Từ ngày 01/7/2025, thủ tục đăng ký biến động đất đai được thực hiện theo quy định mới tại Nghị định 151/2025/NĐ-CP, phù hợp với mô hình chính quyền địa phương 02 cấp sau sáp nhập. Người dân cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ, trong đó có Đơn đăng ký biến động theo Mẫu số 18, Giấy chứng nhận đã cấp và giấy tờ chứng minh nội dung biến động.

Đối với các trường hợp bắt buộc đăng ký biến động, người sử dụng đất cần thực hiện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày có biến động. Việc đăng ký đúng hạn, đúng hồ sơ và đúng cơ quan có thẩm quyền sẽ giúp bảo đảm quyền lợi pháp lý của người sử dụng đất, đồng thời hạn chế rủi ro khi giao dịch, chuyển nhượng, tặng cho, thừa kế hoặc thực hiện các thủ tục liên quan đến nhà đất.

Liên hệ – Luật sư Quảng Ngãi .org